생산성을 높이는 최고의 Trello 자동화

Trello의 액세스 자동화

우리가 살펴보고 있는 각 자동화에 대해 Trello 의 동일한 지점으로 이동합니다 .

• 오른쪽 근처의 Trello 보드 상단에서 “자동화”를 선택합니다.

• 목록에서 자동화 유형을 선택합니다. 범주 중 하나에 꼭 맞지 않는 자동화의 경우 나중에 “자동화” 화면에서 필요한 것을 선택할 수 있습니다. 옵션을 선택하기만 하면 됩니다.

• 왼쪽의 범주를 사용하여 사용하려는 유형을 선택하십시오.

자동화에 대한 트리거 및 작업을 설정하려면 아래 단계를 따르십시오.

Trello에서 자동화된 규칙 설정

Microsoft Outlook과 같은 애플리케이션에서 규칙을 설정해 본 적이 있다면 규칙이 얼마나 강력한지 알 것입니다. 트리거 또는 조건을 선택한 다음 해당 트리거를 기반으로 수행할 후속 작업을 선택합니다.

아래에는 Trello 워크플로 속도를 높이는 몇 가지 자동화된 규칙이 나와 있습니다.

• 각 규칙에 대해 왼쪽에서 “규칙”을 선택하고 오른쪽에서 “자동화 만들기”를 선택합니다.

• 트리거 옵션을 열려면 “트리거 추가”를 클릭하십시오.

새 카드에 기한 설정

특정 시간 내에 완료해야 하는 우선 순위 작업 목록이 있거나 특정 목록의 항목에 대해 더 먼 기한이 있을 수 있습니다. 규칙을 사용하여 목록에 추가한 카드의 기한을 자동으로 설정할 수 있습니다.

• “트리거 선택” 섹션에서 “카드 이동”을 선택하고 카드를 목록으로 이동하는 두 번째 옵션을 사용하여 목록 세부 정보를 완료합니다.

• 목록 이름과 카드를 추가한 사람을 추가했으면 오른쪽에 있는 더하기(+) 기호를 클릭하여 트리거를 추가합니다.

• “작업 선택” 섹션에서 “날짜”를 선택하고 날짜 설정을 위한 두 번째 옵션을 사용하여 세부 정보를 입력합니다.

• “지금”을 선택하면 카드의 기한을 사용자 지정할 수 있습니다. 시간을 추가하려면 “시계” 버튼을 클릭합니다. 날짜 오른쪽에 있는 더하기 기호를 사용하여 작업에 추가합니다.

• 작업 오른쪽에 있는 “더하기 기호”를 클릭하여 자동화에 추가합니다.

• 필요에 따라 자동화에 더 많은 작업을 추가합니다. 완료되면 상단의 “트리거” 및 “작업”을 검토하고 “저장”을 클릭하여 자동화를 켭니다.

• 선택한 목록에 카드를 추가하여 자동화를 테스트합니다. 선택한 기간의 기한이 표시됩니다. 이 예에서는 현재 날짜로부터 영업일 기준 3일입니다.

카드에서 구성원 제거

Trello 카드가 프로세스를 통해 이동할 때 목록에서 목록으로 이동합니까? 그렇다면 완료 또는 완료 목록에 도달했을 때 모든 구성원 제거와 같은 작업을 수행할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 카드 회원이 알림을 받지 않고도 카드로 원하는 것을 할 수 있습니다.

• 위의 1단계와 2단계를 따라 트리거를 설정하고 자동화에 카드를 이동 및 추가합니다.

• “작업 선택” 섹션에서 “구성원”을 선택하고 “카드에서 모든 구성원 제거” 옆의 “더하기 기호”를 클릭하여 추가합니다.

• ‘트리거’ 및 ‘작업’을 검토하고 ‘저장’을 클릭한 다음 새 자동 규칙을 테스트합니다.

일정에 따라 작업 수행

자동화를 설정하는 한 가지 훌륭한 방법은 일정을 기반으로 하는 것입니다. 매주 월요일 아침, 금요일 밤 또는 매월 1일에 특정 작업을 수행할 수 있습니다. 다음은 지루한 작업을 제거하기 위한 몇 가지 예약된 Trello 규칙입니다.

예약된 각 규칙에 대해 왼쪽에서 “예약됨”을 선택하고 오른쪽에서 “자동화 만들기”를 선택합니다.

기한별로 카드 정렬

Trello의 목록에 카드를 추가하는 사람이 두 명 이상인 경우 해당 목록이 빠르게 가득 찰 수 있습니다. 목록에서 먼저 기한이 있는 항목을 확인하려면 매일 아침 기한별로 항목을 자동으로 정렬합니다.

• “일정 설정” 섹션에서 첫 번째 옵션에 대한 필드를 선택하고 완료합니다. 모든 “평일”을 선택하고 “오전 9시”로 시간을 설정합니다. “더하기 기호”를 사용하여 자동화에 추가하십시오.

• 작업의 경우 “작업 선택” 섹션에서 “정렬”을 선택합니다. 날짜별로 정렬하기 위한 첫 번째 옵션의 필드를 완성하십시오. 완료되면 “더하기 기호”를 클릭하십시오.

• 자동화를 검토하고 상단에서 “저장”을 선택합니다. 예정된 날짜 및/또는 시간에 작업을 확인하여 예상대로 작동하는지 확인하십시오.

완료된 카드 이동

수많은 카드가 포함된 목록이 많으면 Trello 보드가 복잡해질 수 있습니다. 이 문제를 해결하려면 완료된 카드를 일정에 따라 보관하여 방해가 되지 않도록 이동하십시오.

• “일정 설정” 섹션에서 사용하려는 시간에 대한 필드를 선택하고 완료합니다. 다섯 번째 옵션을 사용하고 있으며 2023년 8월 1일부터 “1일”에 “6개월”마다 선택합니다. “더하기 기호”를 사용하여 자동화에 타이밍을 추가합니다.

• “작업 선택” 섹션에서 “카드 이동”을 선택하고 옵션을 선택합니다. “완료” 목록에서 “30일”보다 긴 카드를 보관하도록 선택합니다.

• “트리거” 및 “작업”을 검토하고 “저장”을 클릭한 다음 자동화를 통해 Trello 보드를 정리합니다.

기한을 기준으로 활동 자동화

설정하려는 자동화는 카드 마감일을 기반으로 할 수 있습니다. 카드의 만기일에 따라 상단에 카드를 놓거나 라벨을 붙일 수 있습니다. 새로운 기한 규칙 설정은 소급 적용되지 않습니다.

다음은 카드 및 작업을 파악하는 데 도움이 되는 몇 가지 기한 자동화입니다.

각 기한 자동화에 대해 왼쪽에서 “기한”을 선택하고 오른쪽에서 “자동화 생성”을 선택하십시오.

예정인 카드를 목록의 맨 위로 이동

우선 순위가 더 높은 카드를 목록 맨 위에 표시하려면 해당 날짜에 만료되는 카드를 맨 위로 자동으로 이동할 수 있습니다.

• “기한 트리거 설정” 섹션에서 첫 번째 옵션으로 “당일”을 선택하고 선택적으로 시간을 추가합니다. 근무일이 시작되기 전에 발생하도록 “오전 7시 30분”을 선택합니다. 더하기 기호를 사용하여 자동화에 추가하십시오.

• 작업의 경우 “작업 선택” 섹션에서 “이동”을 선택하고 옵션을 선택합니다. “우선 순위” 목록에 있는 카드만 맨 위로 이동합니다.

• 자동화를 검토하고 “저장”을 선택한 다음 날짜와 시간이 되면 목록을 확인하여 카드가 맨 위로 이동되었는지 확인하십시오.

기한이 지난 레이블 카드

누군가 카드나 작업을 제 시간에 완료하지 않으면 레이블로 플래그를 지정할 수 있습니다.

• “기한 트리거 설정” 섹션에서 사용하려는 시간을 선택하고 필드를 완성한 다음 “더하기 기호”를 클릭합니다. 두 번째 옵션을 선택하고 카드 만기 후 하루로 설정합니다.

• 작업의 경우 “작업 선택”에서 “추가/제거”를 선택하고 레이블 옵션을 추가하여 레이블 또는 해당 색상을 선택합니다.

• 자동화를 검토하고 “저장”을 선택한 다음 연체 카드를 나타내는 레이블 목록을 확인하십시오.

이메일 보고서 받기

또 다른 편리한 Trello 자동화는 이메일 보고서를 받는 것입니다. 이를 통해 보드, 다음 주 마감 카드, 기한이 지난 카드 또는 추가된 카드의 주간 스냅샷을 모두 이메일을 통해 얻을 수 있습니다.

• Trello 보드로 이동하여 “자동화”를 선택한 다음 “이메일 보고서”를 선택합니다.

• 수신하려는 보고서 유형을 선택하십시오.

• 표시되는 창에서 왼쪽에 있는 이메일 필드를 작성하거나 편집합니다. 상단에서 요일과 시간을 선택합니다.

• 오른쪽에 이메일 미리보기가 표시되며 변경할 수 있습니다. 또한 세부 정보가 포함된 “이 보고서 정보” 섹션을 참조하십시오.

• 완료하면 “Email me a test” 또는 “Schedule report”를 선택합니다.

• 이메일 보고서를 예약하면 확인 메시지가 표시되고 기존 이메일 보고서를 보거나 편집할 수 있습니다.

수동 작업을 위한 버튼 만들기

버튼은 기술적으로 위와 같은 자동화가 아닐 수 있지만 일반적으로 수동으로 수행하는 작업을 처리하는 데 도움이 될 수 있습니다. Trello에서는 카드와 보드 모두에 대한 버튼을 만들 수 있습니다.

• 자동화 화면에서 왼쪽의 “카드 버튼” 또는 “보드 버튼”을 선택한 다음 “만들기 버튼”을 클릭하여 시작하십시오.

• 두 가지 유형의 버튼에 대해 버튼의 아이콘과 제목을 선택합니다. 카드 버튼의 경우 버튼 동작이 수행된 후 카드를 닫는 옵션도 있습니다.

• “액션 추가”를 클릭하여 버튼이 수행할 작업 설정을 시작합니다.

카드 할당, 체크리스트 포함, 기한 추가를 위한 카드 버튼 만들기

카드를 자신에게 할당할 때 나와 팀원이 합류하는 상황 에서 작업하는 경우 빈 체크리스트 생성 및 마감일 할당과 같은 추가 작업뿐만 아니라 버튼을 생성합니다. 예, 그 카드 버튼은 한 번에 여러 작업을 수행할 수 있습니다.

• 예를 들어 “회원”을 선택한 다음 “카드 가입”을 위해 “더하기 기호”를 클릭합니다.

• “체크리스트”를 선택하고 빈 체크리스트를 추가하는 두 번째 옵션을 선택하여 자체 목록 항목을 추가할 수 있습니다. 체크리스트의 이름을 지정하고 “더하기 기호”를 클릭합니다.

• “날짜”를 선택하고 기한을 2일로 선택합니다. “지금”을 선택하고 “더하기 기호”를 클릭하여 원하는 시간을 선택할 수 있습니다.

• 카드 버튼에 대한 모든 작업 설정을 마쳤으면 상단으로 이동하여 모든 것을 검토합니다. 순서를 변경하려면 오른쪽의 화살표를 사용하십시오. 작업을 제거하려면 휴지통 아이콘을 사용하십시오. 완료되면 “저장”을 클릭하십시오.

• 카드를 열고 새 카드 버튼을 테스트합니다. 버튼을 클릭하면 카드에 가입했고 2일 후 마감일이 있고 항목에 대한 체크리스트가 준비되어 있음을 알 수 있습니다.

카드를 할 일 목록으로 이동하는 보드 버튼 만들기

수업을 위한 프로젝트, 직업을 위한 기사 또는 자선 단체를 위한 이벤트와 같이 실행 가능한 항목이 되는 아이디어 목록에 Trello 보드를 사용하는 경우 작업할 아이디어를 임의로 선택할 수 있습니다. 아이디어 목록에서 할 일 목록으로 이동하는 것과 같이 한 목록에서 다른 목록으로 임의의 카드를 이동할 수 있습니다.

• 이 예에서는 “카드 이동” 작업을 선택한 다음 무작위로 선택한 카드 옵션을 선택합니다. 카드 수를 선택한 다음 “From” 및 “To” 목록 이름을 선택합니다. 이전과 마찬가지로 “더하기 기호”를 클릭하여 버튼에 추가합니다.

• 선택적으로 보드 버튼에 더 많은 작업을 추가하고 상단에서 검토한 다음 “저장”을 클릭하여 보드에 추가합니다.

• 보드로 돌아가면 상단 근처에 버튼이 표시됩니다.

• 버튼을 클릭하고 카드가 움직이는 것을 지켜보세요!

자주 묻는 질문

모든 Trello 자동화는 무료입니까?

모든 Trello 사용자는 자동화를 활용할 수 있습니다. 한 달에 할 수 있는 자동화 실행 횟수에 따라 제한이 적용됩니다. 예를 들어 무료 Trello 계정은 매달 250개의 자동화된 프로세스를 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 Trello의 할당량 세부 정보 및 기타 자동화 제한을 살펴보세요 .

다른 앱에서 Trello 자동화를 사용할 수 있습니까?

Trello는 Jira, Bitbucket 및 Slack과 같은 앱으로 자동화를 제공합니다. 이러한 앱 중 하나에 대한 계정을 연결하면 트리거를 기반으로 Jira 문제 생성 또는 Slack에 메시지 게시와 같은 작업을 설정할 수 있습니다.

Trello 자동화 화면에서 왼쪽의 “앱 보기”를 선택하고 오른쪽에서 앱을 선택하여 시작합니다.

Trello는 워크플로우를 제공합니까?

Trello에서 특정 유형의 워크플로를 수동 또는 자동으로 설정할 수 있지만 워크플로 생성에 관심이 있을 수 있습니다. Trello용 파워업 워크플로를 사용하여 보드에서 구조를 생성하고, 카드 제약 조건을 추가하고, 카드 전환을 관리할 수 있습니다.

Trello 보드에서 “Power-Ups -> Add Power-Ups”를 선택하고 “Workflows”를 검색합니다.

이미지 크레디트: 픽사베이 . Sandy Writtenhouse의 모든 스크린샷.