원격 근무지에서 효과적인 디지털 문서화를 위한 7가지 모범 사례

오늘날의 가상 작업 환경과 디지털화된 프로세스를 수용할 때 작업장의 문서를 가장 잘 관리하는 방법을 고려하는 것이 중요합니다. 효과적인 디지털 문서화 전략은 응집력 있는 인력을 유지하는 데 매우 중요합니다. 이는 종종 원격 인력의 경우처럼 지리적으로 분산된 팀이 있을 때 더 관련성이 높아집니다.

직원들은 더 이상 작업장 정보에 액세스하고 추적하기 위해 파일 캐비닛과 종이 기반 문서에 의존할 수 없습니다. 이 문서에서는 원격 작업 공간에서 효과적인 디지털 문서화를 위한 모범 사례와 도구를 다룹니다.

1. 간결하게 작성

독자들은 간결한 글을 소중히 여기며, 사람들이 설명을 요구하기 위해 갑자기 찾아올 수 없는 원격 작업장에서는 더욱 그렇습니다. 즉, 생각을 적절하게 정리하고 문서에 최대한 명확하게 작성하는 것이 중요합니다. 직장 문서를 작성할 때 중복 문구, 긴 문장 및 불필요한 전문 용어를 피하십시오.

글머리 기호 목록을 사용하여 주요 정보를 강조 표시하고 많은 양의 텍스트를 단락으로 분리합니다. 이것은 텍스트를 소화 가능한 바이트로 나누고 스캔하기 쉽게 해주기 때문에 많은 양의 정보를 전달하고자 할 때 특히 유용합니다. 또한 기술 전문성에 관계없이 직장의 모든 사람이 이해할 수 있는 단어를 사용하고 싶을 수도 있습니다. 마지막으로, 글을 보내기 전에 항상 글을 개선하기 위해 작업을 직접 편집하십시오. 여분의 눈 쌍은 오류를 잡는 데 도움이 될 수 있습니다.

2. 중앙 위치에 디지털 문서 저장

직장 문서에 쉽게 액세스하는 것은 원격 근무자에게 매우 중요합니다. 아무도 중요한 정보를 찾기 위해 Slack 메시지나 오래된 이메일을 검색하는 데 시간을 낭비하고 싶어하지 않습니다. 내부 위키를 설정하거나 지식 기반 소프트웨어를 사용하여 이 문제를 극복할 수 있습니다. 내부 위키는 회사 정책, 회의록, 사용 방법 자습서, 온보딩 문서 등 모든 작업 공간 문서에 대해 검색 가능한 중앙 집중식 리포지토리를 제공합니다.

Tettra 와 같은 내부 위키 도구를 사용 하면 문서를 한 곳에서 생성, 편집 및 저장하고 몇 번의 클릭만으로 팀과 공유할 수 있습니다. 또는 조직이 고객과 지속적으로 상호 작용하고 내부 및 외부 문서를 같은 위치에 보관하려는 경우 Document360 과 같은 기술 자료 도구가 더 나은 솔루션일 수 있습니다. 기술 자료는 본질적으로 FAQ, 사용자 설명서, 제품 정보와 같은 내부 문서 및 고객 지원 리소스의 온라인 라이브러리입니다.

3. 액세스 제어 정책 시행

작업장 문서의 중앙 리포지토리를 보유하는 것이 필수적이지만 문서에 액세스하고 문서를 변경할 수 있는 사람도 관리해야 합니다. 특정 부서에만 관련된 특정 문서 또는 관리자만 액세스해야 하는 중요한 파일이 있을 수 있습니다. 이를 통해 문서 보안을 유지하고 우발적 또는 무단 변경을 방지할 수 있습니다. 따라서 직장 문서화 도구를 선택할 때 이 기능을 지원하는 도구를 선택하고 조직의 요구 사항에 맞게 액세스 제어 설정을 사용자 정의하십시오.

예를 들어 Document360은 문서에 대한 각 사용자의 액세스 수준을 결정할 수 있는 여러 계정을 제공합니다. Tettra에는 특정 문서를 편집, 보기 또는 게시할 수 있는 사람을 제어할 수 있는 권한 시스템도 포함되어 있습니다.

4. 온라인 보안 모범 사례 준수

액세스 제어 정책을 시행하면 도움이 되지만 보안 위협으로부터 직장 문서를 보호하는 데는 충분하지 않습니다. 점점 더 많은 비즈니스가 온라인으로 이동함에 따라 사이버 범죄가 증가하고 있으므로 디지털 문서가 해커로부터 안전하도록 추가 예방 조치를 취해야 합니다.

보안을 염두에 두고 효과적인 디지털 문서화 전략을 수립하려면 작업에 개인 장치를 사용하고, 암호를 공유하고, 보안 업데이트를 설치하지 않는 것과 같은 일반적인 원격 작업 보안 실수를 피하고 싶을 것입니다. 또한 강력한 암호를 만드는 것 외에도 해킹 위험을 줄이기 위해 암호를 정기적으로 변경해야 합니다. 또한 직장 문서를 암호화하여 추가 보호 계층을 추가할 수도 있습니다. 마지막으로, 특히 공용 Wi-Fi에서 작업할 때 VPN을 사용하여 데이터를 안전하게 보호하는 것을 잊지 마십시오.

5. 백업 유지

최선의 노력에도 불구하고 회사 문서가 손실되거나 손상될 가능성은 항상 있습니다. 기술 자료 도구를 기본 스토리지 솔루션으로 사용하면 데이터 손실 위험을 줄이는 데 도움이 되지만 문제가 발생할 경우를 대비하여 백업을 유지해야 합니다. 이러한 솔루션은 사용자가 제어할 수 없는 기술적 문제가 발생할 수도 있기 때문에 최소한 해당 기간 동안 문서에 액세스할 수 없습니다.

안전을 위해 Google 드라이브 및 로컬 저장 장치와 같은 보조 백업 솔루션을 고려할 수 있습니다. 물론 동일한 문서의 여러 사본을 추적할 필요가 없으므로 작업 공간 문서화 도구를 사용하기 전에 명확한 백업 전략을 수립하십시오. 이렇게 하면 문서가 필요할 때 항상 사용할 수 있다는 확신을 가질 수 있습니다.

6. 종이 문서를 디지털화

여전히 종이 기반 문서에 의존하고 있다면 지금이 디지털 사본으로 전환하거나 최소한 디지털 사본을 만들 때입니다. 이렇게 하면 대용량 파일을 더 쉽게 관리할 수 있을 뿐만 아니라 접근성, 공동 작업 및 보안도 향상됩니다.

스캐너를 사용하여 종이 문서를 디지털화할 수 있습니다. 문서의 디지털 사본이 있으면 쉽게 액세스하고 협업할 수 있도록 선택한 직장 문서화 도구에 업로드할 수 있습니다.

7. 빠른 식별을 위해 명확한 인덱싱 사용

문서가 많으면 추적하기가 어려울 수 있습니다. 그렇기 때문에 직장 문서에 명확한 인덱싱 시스템을 사용하는 것이 필수적입니다. 이렇게 하면 필요할 때 필요한 파일을 쉽게 찾을 수 있습니다. 문서를 인덱싱하는 몇 가지 방법이 있습니다. 예를 들어 유형, 날짜 또는 프로젝트별로 분류하여 시작할 수 있습니다. 이렇게 하면 필요할 때 특정 문서를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

또 다른 옵션은 키워드를 사용하여 직장 문서를 색인화하는 것입니다. 이것은 파일이 많고 파일을 빠르게 검색해야 하는 경우에 특히 유용할 수 있습니다. 어떤 인덱싱 시스템을 사용하든 일관되고 이해하기 쉬운지 확인하십시오.

원격 팀에는 스마트한 문서화 전략이 필요합니다

원격 작업장 문서화는 조직의 원활한 운영에 필수적입니다. 효과적인 디지털 문서화 전략을 수립하면 팀이 필요한 정보에 빠르게 액세스하고 생산성을 유지할 수 있습니다.