Google 문서를 본 사람을 확인하는 방법
Google Docs는 여러 팀원이 변경한 내용을 그대로 유지하면서 동시에 여러 사람이 하나의 문서를 편집하고 작업할 수 있도록 해주기 때문에 탁월한 공동 작업 도구입니다. 결국, 귀하 또는 귀하의 조직이 Google Docs를 사용하는 경우 누가 어떤 문서를 언제 봤는지 아는 것이 도움이 될 수 있습니다. 모든 사람이 초안을 읽고, 이용 약관, 최신 제출물, 정책 및 절차, 기타 중요한 문서를 확인하는 것부터 누가 언제 무엇을 했는지 확인하는 것이 중요합니다.
참고: Google 활동 대시보드는 Google Workspace 계정 또는 계정의 파일에 액세스할 수 있는 사용자만 사용할 수 있습니다. 개인 계정에는 옵션이 아닙니다.
최근까지는 Google 문서도구를 누가 본 것인지 확인할 수 없었습니다. 누가 편집했는지는 알 수 있지만 방금 읽은 사람은 알 수 없습니다. 저장, 편집 또는 댓글을 남기지 않으면 특정 사람이 문서의 최신 버전을 읽었는지 알 수 없습니다. 또한 읽기 전용 권한으로 Google 문서도구를 공유할 수 있으므로 일부 사람들이 문서를 검토하고 변경하지 않도록 하려는 목적으로 문서를 공유할 수 있습니다.
Google 문서도구의 현재 버전을 사용하면 Google 문서도구를 본 사람이 누구인지 확인하도록 설정을 구성할 수 있습니다. 이 작업을 직접 수행하는 방법을 살펴보겠습니다.
G Suite 활동 모니터
G Suite는 일반적으로 공동작업이 필수적인 조직에서 사용됩니다. G Suite를 사용하여 정기적으로 다른 사람과 공동작업하는 경우 활동 모니터를 사용하여 Google Docs 파일의 보기 기록을 확인할 수 있습니다.
이렇게 하려면 다음 단계를 따르세요.
- Google 시트 파일 열기
- 오른쪽 상단 섹션에 있는 상승 추세 화살표 아이콘을 클릭하거나 도구 풀다운 메뉴로 이동하세요.
- 활동 대시보드를 엽니다 .
- 귀하의 조직 탭에 대한 모든 뷰어를 클릭하세요 .
이 프로세스를 통해 각 팀 구성원의 마지막 보기 날짜 및 시간을 포함하여 문서의 모든 보기를 추적할 수 있습니다.
Google 문서에 활동 모니터 옵션이 표시되지 않으면 G Suite 버전이 아닌 개인 Google 문서에 로그인했을 가능성이 높습니다.
시청자 및 댓글 동향
활동 모니터를 사용하면 Google 문서도구를 본 사람을 확인할 수 있을 뿐만 아니라 사람들이 문서를 보거나 댓글을 단 시기에 대한 추세도 확인할 수 있습니다.
시청자 추세: 7일부터 전체 기간까지 특정 시간 동안의 순 시청자 수를 막대 그래프로 표시합니다.
댓글 추세: 7일부터 전체 기간까지 댓글 추세를 막대 차트로 보여줍니다.
Google Docs에서 보기 기록 끄기
어떤 이유로든 문서의 보기 기록을 끄고 싶다면 다음의 빠른 단계를 따르면 됩니다.
- Google 시트를 엽니다 .
- 문서의 오른쪽 상단에 있는 위쪽 화살표를 클릭하거나 풀다운 메뉴에서 도구 로 이동하세요.
- 활동 대시보드를 엽니다 .
- 개인정보 설정 을 선택합니다 .
- 문서 설정 에서 이 문서에 대한 내 보기 기록 표시를 끄기로 전환합니다 .
이 옵션은 개인용 또는 무료 Google Docs 버전에서도 사용할 수 있습니다. 문서 작업을 하고 있지만 최종 수정본을 공유할 준비가 될 때까지 공동작업자에게 알리고 싶지 않은 경우 보기 기록을 끌 수 있습니다.
- Google 스프레드시트를 열고 설정을 클릭하여 시작하세요 .
- 설정 메뉴 를 사용하면 활동 대시보드 설정을 통해 보기 기록을 끌 수 있습니다. 이것을 끄기 위치로 전환한 후 확인을 클릭하여 변경 사항을 저장하세요.
Google 문서를 변경한 사람을 확인하는 방법
주로 규제 대상 업계에서 일하는 경우 버전 관리가 필수적입니다. 버전 관리는 Google Docs가 한동안 잘 해왔던 일입니다. 문서에는 누가 문서를 편집하고, 저장하고, 공유했는지 표시됩니다. 이는 G Suite뿐만 아니라 개인 Google Docs에서도 작동합니다.
버전 제어에 관심이 있거나 파일을 잠그지 않고서는 누구도 변경하지 않았는지 확인하려면 다음 단계를 수행하여 확인할 수 있습니다.
- 추적하려는 Google 시트를 엽니다 .
- 파일 및 버전 기록을 선택합니다 .
- 버전 기록 보기 를 선택합니다 .
- 문제의 문서에 대한 모든 저장 및 편집 내용을 보여주는 창이 화면 오른쪽에 나타납니다.
해당 창 내에는 편집이 이루어지기 전 문서의 이전 버전을 볼 수 있는 옵션도 있습니다.
어떤 변경이 이루어졌는지, 언제 변경되었는지, 누가 변경했는지에 대한 감사 추적이 가능하므로 이는 버전 관리에 필수적입니다. 변경한 내용을 변경했거나, 잠을 자거나, 마음이 바뀌었거나, 되돌리고 싶은 경우에도 도움이 됩니다.
Google 문서를 공유한 사람을 확인하는 방법
또한 Google 문서를 누가 언제 공유했는지 확인할 수 있습니다. 또한 공유 설정을 통해 문서 액세스를 더 효과적으로 제어할 수 있습니다.
- Drive.google.com 으로 이동하세요 .
- 왼쪽의 내 드라이브를 클릭하세요 .
- 오른쪽 상단에 있는 작은 i 버튼을 클릭하세요.
- 이제 활동 을 클릭하세요 .
- 각 파일이나 폴더를 개별적으로 클릭하거나 스크롤 막대를 사용하여 모든 내용을 검토하세요. 그러면 귀하의 문서를 공유한 사람이 누구인지 표시됩니다.
공유를 선택하여 문서 내에서 확인할 수도 있습니다. 일부 개인의 이름이 팝업 창에 나타납니다. 나열된 것보다 많은 사용자와 파일을 공유한 경우 이름을 클릭하면 모든 사람의 목록이 나타납니다.
마지막 생각들
G Suite 계정에 액세스할 수 없는 경우 문서를 보고, 공유하고, 편집한 사람을 확인하는 능력이 제한됩니다. 그러나 일부 기본 정보를 얻을 수 있는 방법은 여전히 있습니다.
이 가이드에 제공된 단계를 따르면 어떤 방식으로든 Google Docs 문서를 보거나, 편집하거나, 변경한 사람이 누구인지 쉽고 빠르게 확인할 수 있습니다. Google Docs에서 활동을 보는 것과 관련하여 질문, 경험 또는 도움말이 있나요? 아래 섹션에 의견을 남겨주세요.
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