프리랜서로서 워크플로우 프로세스를 문서화하는 방법

대부분의 작업 환경에서 워크플로 프로세스는 일반적으로 사용자가 따라야 할 위치에 이미 마련되어 있습니다. 그러나 프리랜서로서 이것은 스스로 개발하고 구현해야 할 것입니다. 이것은 처음에는 위협적일 수 있지만 몇 가지 실험을 거친 후에는 자신의 워크플로 문서를 선택할 수 있는 유연성이 힘을 실어줄 수 있습니다.

워크플로 프로세스를 문서화해야 하는 이유는 무엇입니까?

잠깐만요. 아무도 당신의 작업 흐름을 문서화하도록 하지 않는다면 왜 귀찮게 합니까? 그게 바로 ‘자신의 상사가 되는 것’이 아닐까요?

사실입니다. 프리랜서로서 원하지 않는 경우 많은 내용을 문서화하지 않기로 결정할 수 있습니다. 그러나 워크플로우 프로세스를 문서화하면 시간을 계획하고 고객과 더 나은 관계를 유지하고 작업 비용을 청구하는 데 도움이 될 수 있습니다.

한동안 문서화하지 않고 시도해 볼 수 있습니다. 그러나 프리랜서 경력이 계속됨에 따라 점점 더 많은 문서를 작성하게 될 것입니다. 이것은 길고 고통스러운 과정이 될 수 있습니다. 시간을 들여 문서를 작성하는 것이 확실히 더 쉽고 부드러운 방법입니다.

워크플로 프로세스 구상

워크플로우 프로세스를 문서화하는 것은 익숙하지 않은 경우 꽤 추상적이고 지저분해 보일 수 있습니다. 또한 수행하는 작업의 종류에 따라 상당히 다르게 보일 수 있습니다. 이미 완료한 프로젝트를 사용하여 이 문서를 따라가는 것을 고려할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트가 어떻게 중단되는지 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

1. 작업 세분화

첫 번째 단계는 작업을 여러 부분으로 나누는 것입니다. 작가나 편집자로서 이것은 책이나 기사의 개요일 수 있습니다. 아티스트라면 최종 작품의 다른 면이나 구성 요소일 수 있습니다. 무엇을 하든 작업은 일반적으로 최종 프로젝트를 생성하기 위해 함께 진행되는 정량화 가능한 단계로 세분화되어야 합니다.

작업을 여러 부분으로 나누는 것은 여러 가지 이유로 중요합니다. 먼저 워크플로 문서의 기본 이동 부분을 구성합니다. 또한 심리적으로 도움이 될 수 있습니다. 문서화에 소질이 없더라도 작업을 여러 부분으로 나누면 대규모 프로젝트를 보다 쉽게 ​​관리할 수 있습니다.

2. 체크리스트 및 시각적 순서도 만들기

작업을 세분화한 후에는 각 부분을 체크리스트의 항목으로 바꾸십시오. 처음에 작업을 세분화하는 것처럼 체크리스트를 만드는 것은 두 가지 목적이 있습니다. 자신의 진행 상황을 모니터링하는 데 도움이 되고 진행 상황을 고객에게 전달하는 데 도움이 됩니다. 체크리스트를 시각적 순서도로 바꾸는 것도 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트에 여러 단계가 있는 경우 특히 유용합니다. 예를 들어 책을 편집하는 경우 각 장의 개요, 초안 작성, 인용 및 편집이 필요할 수 있습니다. 종이 체크리스트에 이와 같은 내용을 자세히 설명하는 것은 특히 한 번에 여러 작업을 수행하거나 작업이 단계를 통해 앞뒤로 이동할 수 있는 경우 지저분할 것입니다.

이러한 종류의 설정에 사용하는 솔루션은 사용자가 얼마나 자율적인가에 따라 달라질 수 있습니다. 어느 정도 진공 상태에서 작업하는 경우(일부 프리랜서처럼) 시각적 순서도는 화이트보드의 스티커 메모일 수 있습니다. 클라이언트 또는 다른 계약자와 긴밀하게 작업하는 경우 Trello와 같은 공유 가능한 워크플로 플랫폼을 사용할 수 있습니다.

3. 목표 및 목표 정의

이 단계는 약간 불필요해 보일 수 있습니다. 이미 체크리스트가 있는데 목표와 목표가 필요한 이유는 무엇입니까?

체크리스트가 있어도 전체 프로젝트를 한 번에 할 수는 없습니다. 여전히 하루 또는 일주일 동안 또는 고객과 체크인하는 사이에 완료할 프로젝트의 양을 결정해야 합니다.

책의 예로 돌아가서 챕터의 초안을 작성하기 전에 모든 챕터의 개요를 작성하시겠습니까? 이전 챕터가 아직 편집되지 않은 상태에서 한 챕터의 초안 작성을 시작하시겠습니까? 당신만이 대답할 수 있는 질문들입니다. 그러나 사전에 답변을 하면 체계적으로 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

다시 한 번 명확한 목표와 목적을 갖는 것은 프로젝트를 잘 관리할 수 있을 뿐만 아니라 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지, 그리고 어떻게 진행될 것인지에 대해 고객과 소통하는 데 도움이 될 수 있습니다.

4. 예산 및 추적 시간

목표와 목표가 결정되면 시간 예산 책정을 시작할 때입니다.

전체 프로젝트를 완료하는 데 시간이 얼마나 걸리나요? 해당 기간 내에 이 프로젝트에 얼마나 많은 시간을 할애해야 합니까? 각 목표에 얼마나 많은 시간을 할당해야 합니까? 세상에 항상 시간이 있습니까, 아니면 우선순위를 정하고 마감일을 맞추기 위해 여분의 것 없이 가야 합니까?

시간당 급여를 받으면 자연스럽게 시간을 추적하게 됩니다. 프로젝트의 각 단계에 얼마나 많은 시간이 소요되었는지 기록해 두십시오. 그렇게 하면 이 프로젝트를 진행하고 향후 프로젝트를 위한 시간을 책정할 때 필요한 시간을 더 잘 알 수 있습니다.

일부 프리랜서처럼 프로젝트나 산출물로 급여를 받는 경우 시간을 전혀 추적하지 않으려는 유혹을 느낄 수 있습니다. 그러나 시간을 어떻게 사용하는지 이해하면 더 훌륭하고 효율적인 프리랜서가 되는 데 도움이 될 수 있습니다. 따라서 아무도 당신을 만들지 않는 경우에도 시간을 추적하고 예산을 책정하는 것을 고려하십시오.

검토, 모니터링 및 최적화

개별 프로젝트 전반에 걸쳐 그리고 각 프로젝트 후에 시간을 내어 워크플로우 프로세스 문서를 검토하십시오. 진행하면서 더 무너지는 자신을 발견한 것이 있었습니까? 일부 작업에 예상보다 시간이 더 걸리거나 덜 걸렸습니까? 당신의 목표가 현실적이기에는 너무 크거나 도움이 되기에는 너무 작습니까?

프로젝트 중에 이러한 종류의 작업을 수행하면 나머지 프로젝트에서 최대한 효율적으로 작업하는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 사이에 이런 종류의 작업을 수행하면 미래의 고객에게 보다 정확한 견적을 제공하고 관리 가능하고 효과적인 방법으로 시간 예산을 책정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

당신은 일할 가치가 있습니다

대부분의 클라이언트는 워크플로 문서를 명시적으로 요청하지 않습니다. 클라이언트가 명시적으로 요구하는 것 이상으로 아무것도 하지 않으려는 강박인 “프리랜서 터널 비전”을 쉽게 얻을 수 있습니다. 그러나 일정을 미세 조정하기 위해 추가 작업을 수행하면 보다 효율적인 프리랜서가 되는 데 도움이 될 수 있습니다. 그리고 그것은 모두에게 좋습니다.