Google Sheets에서 프로젝트 요청 게시판을 만드는 방법

아마도 동료에게 도움을 요청하거나 과제를 보내야 하는 위치에 있을 수 있지만 약간 어색함을 느끼거나 주고받는 모든 전화와 이메일에 신경을 쓰지 않을 수 있습니다. 프로젝트 요청 게시판을 만들어 보시지 않겠습니까?

ClickUp 또는 Asana와 같은 프로젝트 관리 도구에 가입하고 동료를 참여시킬 수 있지만 이미 간단한 무료 솔루션인 Google 스프레드시트에 액세스할 수 있습니다. 이 일반적인 스프레드시트 도구를 사용하여 프로젝트 요청 게시판을 구축하는 방법을 알아보려면 이 문서를 따르십시오.

Google 스프레드시트에서 프로젝트 요청 보드 레이아웃 만들기

프로젝트 요청 게시판을 만드는 목표는 두 가지입니다. 작업 위임으로 인한 마찰을 극복하는 방법으로 사용됩니다. 또한 주고받는 커뮤니케이션을 줄여 시간을 절약합니다.

기본적으로 보드에 추가하는 각 과제를 통해 동료가 과제를 완료하기 위해 알아야 할 모든 것을 계획할 수 있습니다. 따라서 일관성을 유지하고 매번 중요한 세부 정보를 추가하라는 메시지가 표시되는 레이아웃을 만들고 싶을 것입니다. 다음과 같은 세부 정보:

• 완료일.
• 우선 사항.
• 설명.
• 누가 책임이 있습니다.
• 누가 그것을 할당하고 있습니다.

모든 직장이 다르기 때문에 팀의 요구 사항에 맞게 포함할 수 있는 몇 가지 추가 세부 정보가 있을 수 있습니다. 따라서 시작하기 전에 잠시 시간을내어 숙고하십시오. 지금 생각이 나지 않으면 나중에 추가할 수 있지만 적을수록 좋습니다. 불필요한 단계를 추가하고 싶지 않을 것입니다.

프로젝트 요청 게시판을 시작하려면 Google 스프레드시트에서 빈 문서를 엽니다. 스프레드시트 상단에 다음 제목과 생각나는 추가 사항을 적습니다.

• 작업 – 여기에서 할당에 고유한 제목을 지정합니다.
• 설명 —이 제목 아래에 수행해야 하는 작업에 대한 간략한 요약을 작성합니다. 깔끔하게 유지하려면 텍스트 배치 설정에서 클립 을 사용 하여 다음 셀 아래에 텍스트를 넣으십시오.
• 양수인 – 여기에서 작업을 인계할 동료를 태그할 수 있습니다.
• 우선순위 – 여기에서 긴급도를 표시할 수 있습니다.
• 기한 —작업의 기한을 알려줍니다.
• 상태 —팀에서 이 열을 사용하여 진행 상황을 공유합니다.
• 생성자 —위임자는 여기에 자신의 이름을 입력하여 담당자가 작업 및 정보의 출처를 알 수 있도록 합니다.

제목을 굵게 표시하고 행에 배경색을 추가하여 제목을 눈에 띄게 만드세요. Google 시트의 맨 위 행을 강조표시하고 상단 메뉴의 보기 , 고정 , 1행 으로 이동하여 고정할 수도 있습니다 .

Google 스프레드시트에 상태 버튼 추가

프로젝트 요청 게시판에 상태 버튼을 추가하면 귀하와 귀하의 동료가 진행 상황을 빠르게 공유할 수 있습니다. 또한 모든 사람의 업무량에 대한 빠른 개요를 확인하고 다른 사람이 추가 인력을 사용할 수 있는지 식별할 수 있는 좋은 방법이기도 합니다. 사용할 수 있는 상태의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 할 것.
• 행위.
• 완료.
• 갇힌.
• 보류 중입니다.
• 검토를 위해.

시트에 드롭다운 메뉴를 추가하여 ClickUp 및 Asana와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어에서 찾을 수 있는 것과 매우 유사한 작업 상태 버튼을 만들 수 있습니다. 이것을하기 위해:

1. 상태 열을 강조 표시합니다. CTRL 또는 CMD 를 누른 상태에서 제목 셀을 클릭하여 선택을 취소합니다.
2. 상단 메뉴에서 데이터 로 이동 합니다.
3. 데이터 유효성 검사 를 클릭 하면 사이드바가 열립니다.
4. 기준 아래에서 드롭다운 이 선택되어 있는지 확인합니다 .
5. 다른 항목 추가 버튼을 사용하여 아래의 텍스트 필드에 옵션을 입력하여 추가 지점을 만듭니다.
6. 원하는 색상을 각각 지정하십시오.
7. 완료를 누르 십시오 .

이제 팀에서 작업 상태를 표시하는 데 사용할 수 있는 메뉴가 생겼습니다. 목록 하단에 편집 버튼이 있지만 선택한 셀에 대해서만 작동합니다. 모든 상태 버튼을 변경하려면 데이터 유효성 검사 메뉴로 돌아가 사이드바에서 편집할 규칙을 선택합니다.

원하는 경우 이 단계를 반복하여 Priority , Assignee 및 Created by 열에 빠른 옵션을 추가합니다 .

댓글을 사용하여 Google 스프레드시트에서 작업 할당 및 토론

시트에서 단순히 누군가를 태그하거나 언급하면 ​​Google에서 알림을 보내지 않습니다. 누군가를 프로젝트에 배정할 때 다음 단계에 따라 미리 알려줄 수 있습니다.

1. 그들에게 넘겨주고 싶은 작업의 이름을 선택하십시오.
2. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 댓글 을 선택 하거나 도구 모음에서 말풍선 아이콘으로 이동합니다.
3. @를 입력한 다음 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다. 원하는 경우 여기에 메시지를 포함할 수도 있습니다.
4. 할당 을 클릭 합니다 .

이제 동료가 질문이 있는 경우 동일한 스레드에 댓글로 질문을 추가할 수 있습니다. 작업에 대한 모든 커뮤니케이션을 할당한 동일한 위치에 유지하면 나중에 누군가가 재교육이 필요한 경우 대화를 다시 찾을 위치를 정확히 알 수 있습니다.

Google 스프레드시트에서 버전 기록 사용

시트를 사용하는 사람이 두 명 이상일 것이므로 누군가 실수로 중요한 정보를 삭제하거나 덮어쓸 경우를 대비하여 백업해 두는 것이 좋습니다. 시트 상단에 가장 최근에 수정한 내용이 포함된 하이퍼링크가 표시됩니다. 이것을 클릭하면 이전 작업 세션의 백업과 발생한 변경 사항을 볼 수 있습니다.

기록이 필요한 경우 이전 프로젝트와 메모를 볼 수 있으므로 Google 스프레드시트에서 버전 기록을 사용하면 편리합니다. 그러나 시트가 어떻게든 엉망이 된 경우 이전 버전으로 되돌릴 수도 있습니다.

참고 : 완료된 과제를 보다 직접적으로 기록하려면 화면 왼쪽 하단에 있는 더하기 기호를 사용하여 문서에 다른 시트를 추가하고 상태가 완료 로 변경되면 행을 잘라내어 붙여넣으 세요 .

Google 스프레드시트로 공동작업하기

Google 스프레드시트에서 프로젝트 요청 게시판을 만드는 것은 과제를 위임하고 공동 작업할 때 시간을 절약할 수 있는 훌륭한 방법입니다. 왔다 갔다 하는 일이 줄어들 뿐만 아니라 모든 사람이 작업에 대한 정보를 어디에서 찾을 수 있는지 알게 되어 모든 정보를 한 곳에 모을 수 있습니다.

또한 도움을 요청하거나 작업을 처리할 때 느낄 수 있는 어색함을 피하는 데 도움이 됩니다. 가면서 더 편안해질 것입니다.