화상 회의 서비스 선택: 구매자 가이드

신뢰성과 사용 편의성이 높아짐에 따라 화상 회의에 의존하는 조직도 많아졌습니다. 원격 팀을 모으거나 클라이언트 및 고객과 만나든 화상 회의를 통해 조직은 이전에는 불가능했던 대면 회의를 할 수 있습니다.

이러한 서비스의 비용도 채택 증가에 중요한 역할을 했습니다. 이전에는 화상 회의 시스템의 비용과 복잡성으로 인해 대규모 조직에 가장 적합했습니다. 그러나 오늘날의 시스템은 설치가 간단하고 사용하기 쉬우며 상대적으로 저렴하여 모든 규모의 기업에서 사용할 수 있게 되었습니다.

더 많은 사람들이 원격으로 작업함에 따라 화상 회의는 회의 통화가 따라올 수 없는 방식으로 팀이 협업할 수 있도록 도와줍니다. 예를 들어 화상 회의를 통해 몸짓과 표정을 볼 수 있을 뿐만 아니라 화면을 공유할 수도 있습니다.

화상 회의의 새로운 단순성 또한 사용 증가의 문을 열었습니다. 주로 대규모 그룹 회의를 주최하는 대신 이러한 시스템을 일대일 화상 채팅에도 쉽게 사용할 수 있습니다.

비즈니스에 적합한 화상 회의 서비스를 선택하는 것이 중요하며 올바른 질문을 하는 것이 중요합니다. 얼마나 많은 참가자가 귀하의 통화에 정기적으로 참여할 것입니까? Microsoft Outlook 또는 Salesforce와 같은 다른 애플리케이션을 통합해야 합니까? 얼마나 자주 화상 회의를 계획하십니까?

결정하기 전에 이러한 모든 요소를 ​​고려해야 합니다. 수십 가지 기능이 있는 플랫폼은 돈 낭비로 판명될 수 있지만 무료 화상 회의 서비스는 필요한 기능을 제공하지 않을 수 있습니다.

편집자 주: 화상 회의 솔루션을 찾고 계십니까? 도움을 줄 수 있는 공급업체와 연결하려면 아래 설문지를 작성하세요.

화상회의 서비스란?

화상 회의 서비스를 사용하면 HD 비디오 피드를 통해 다른 사람들과 만나고 협업할 수 있습니다. 전화 통화와 달리 화상 회의는 마치 같은 방에 있는 것처럼 만나고 있는 사람들을 볼 수 있게 해줍니다.

화상회의 서비스는 인터넷에 연결된 컴퓨터, 스마트폰 등 다양한 곳에서 접속할 수 있습니다. 비즈니스 요구 사항에 따라 회의실과 같은 특정 위치에서 화상 회의를 설정할 수도 있습니다. 이 옵션을 사용하면 방 전체를 보여주도록 카메라가 설정되고 마이크는 말하는 사람을 증폭시킵니다.

화상 회의 서비스는 호스트가 회의를 완전히 제어할 수 있도록 합니다. 호스트는 대화할 수 있는 사람, 비디오에 참여할 수 있는 사람 및 화면을 공유할 수 있는 사람을 결정합니다. 예를 들어 회의에 참석한 사람이 프레젠테이션을 하는 경우 호스트는 통화 중인 모든 사람이 PowerPoint 프레젠테이션을 볼 수 있도록 화면을 공유하도록 허용할 수 있습니다.

비디오를 통해 회의에 참석할 수 없는 사람들을 위해 이러한 서비스는 사람들에게 전화로 참석할 수 있는 옵션을 제공합니다. 그리고 개인은 무슨 일이 일어나고 있는지 볼 수 없지만 적어도 모든 사람이 말하는 것을 들을 수 있습니다.

화상 회의 서비스 비용

대부분의 화상 회의 서비스는 호스트당 요금을 부과합니다. 즉, 여러 직원이 자신의 회의를 주최하려면 각자 사용자 라이선스가 필요합니다. 여러 사용자 라이선스를 사용하면 여러 직원이 동시에 화상 회의 통화를 주최할 수 있습니다. 이 비용 구조에서는 각 호스트에 대해서만 비용을 지불합니다. 다른 사람이 회의에 참여하는 데는 비용이 들지 않습니다.

대부분의 공급자는 가격, 회의에서 주최할 수 있는 참가자 수 및 포함된 기능에 따라 다양한 서비스 계층을 제공합니다. 일부 서비스는 완전 무료 플랜을 제공합니다. 이러한 계획은 일반적으로 참가자 수를 제한하고 화상 통화가 지속되는 시간을 제한합니다.

호스트당 모델을 사용하는 유료 요금제의 경우 비용은 호스트당 월 5달러에서 50달러 사이입니다. 또한 일부 계획에는 최소 사용자 라이센스 수가 필요합니다.

일부 서비스는 호스트당 요금을 청구하는 대신 화상 회의 참가자 수에 따라 가격 구조를 결정합니다. 예를 들어 최대 500명까지 화상 회의를 주최할 수 있는 기능에 대해 월 $145를 지불할 수 있습니다. 이 비용 구조는 웨비나를 주최하는 회사를 위해 설계되었습니다.

많은 회의 서비스는 일주일에서 한 달까지 지속되는 무료 평가판을 제공합니다. 일부는 일정량의 데이터가 사용될 때까지 무료 평가판을 제공합니다. 회사에서 너무 많은 테스트 실행을 제공하는 경우 한 번도 사용한 적이 없는 서비스에 가입하고 비용을 지불할 필요가 없습니다. 무료 평가판을 활용하고 구매하기 전에 서비스가 진정으로 귀하의 요구를 충족하고 우선 순위를 만족스럽게 해결하는지 확인하십시오.

올바른 화상 회의 서비스를 선택하는 방법

다른 구매와 마찬가지로 하나를 선택하기 전에 화상 회의 시스템에서 필요한 것이 무엇인지 아는 것이 중요합니다. 예를 들어, 대기업은 한 번에 수십 명의 사용자를 루프해야 하는 반면 소규모 회사는 일대일 회의만 필요로 할 수 있습니다.

해결책을 찾을 때 염두에 두어야 할 사항은 다음과 같습니다.

• 참가자 수: 회의에 정기적으로 참석할 가능성이 있는 참가자 수를 고려하십시오. 일부 서비스에서는 소수의 참가자와 무료로 연결할 수 있으므로 많은 사람과 연결할 필요가 없다면 많은 비용을 지불하지 않을 수도 있습니다. 다른 서비스는 많은 수의 사용자를 연결하는 데 특화되어 있습니다. 범위가 넓기 때문에 찾기 시작하기 전에 필요한 것을 알고 있으면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
• 비디오 피드: 많은 화상 회의 서비스가 한 번에 수백 또는 수천 명의 참가자를 호스트할 수 있다고 자랑하지만 일반적으로 비디오 스트림 수를 제한합니다. 그러나 다른 사람들은 그렇지 않습니다. 구매하기 전에 서비스가 피드를 제한하는 방법 또는 여부를 알아내는 것이 도움이 될 것입니다. 또한 비디오 품질이 최고 수준인지 확인하고 싶습니다.
• 사용 용이성: 혼란스러운 사용자 인터페이스로 인해 비즈니스가 방해받지 않도록 하십시오. 그렇지 않으면 필수 참가자가 시청하지 않고 프레젠테이션을 시작하거나 사람들이 비디오 피드와 마이크를 켜거나 끄거나 화면을 공유하는 데 어려움을 겪으면서 회의가 오래 지연되고 중단되는 특징이 있습니다.
• 회의 유형: 일부 고급 서비스에서는 개최 중인 회의 유형에 따라 다른 회의실을 시작할 수 있습니다. 모든 사람이 피드백을 제공할 수 있는 공개 포럼 Q&A를 주최합니까? 프레젠테이션이나 강의를 할 때 참가자가 음소거되기를 원하십니까? 일반적으로 어떤 종류의 회의를 주최할지 파악하고 다양한 회의를 주최하는 경우 모든 요구 사항을 충족하는 서비스를 찾으십시오.
• 모바일 경험: 화상 회의의 핵심은 사람들과 원격으로 연결하는 것이며 때로는 모바일 장치에서 연결하는 것을 의미합니다. 태블릿과 스마트폰 모두에서 화상 회의 서비스를 시도하여 참가자들이 데스크탑이나 회의실 설정을 통해 연결하는 것과 마찬가지로 이러한 장치에서도 긍정적인 경험을 할 수 있도록 하십시오.
• 녹화: 나중에 회의의 하이라이트를 저장하는 것이 도움이 되는 경우가 있습니다. 돌아가서 회의를 검토해야 하는 경우 비디오 녹화 기능이 필수적입니다. 또한 지난 회의의 온라인 아카이브가 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어 신입 사원을 위한 소개 또는 교육 자료를 위한 회의 스니펫을 저장할 수 있습니다. 사용 가능한 녹화 공간이 얼마나 되는지 주의하십시오. 많은 서비스가 녹음을 클라우드에 저장하고 각 사용자의 저장 공간을 제한합니다.
• 화면 공유: 화면 공유는 참가자의 참여를 유지하고 회의를 보다 대화식으로 만듭니다. 프레젠테이션의 세부 사항을 설명해야 하거나 원격 직원에게 특정 문서에 액세스하는 방법을 보여줘야 하는 경우 화면 공유를 통해 보다 효과적으로 수행할 수 있습니다.
• 회의실 시스템: 필요에 따라 화상 회의용으로 특별히 사용할 수 있는 회의실을 설정할 수 있습니다. 서비스가 회의실 설정과 통합될 수 있는지 확인하십시오. 때로는 다른 공급업체를 통해 방에 적절한 오디오 및 비디오 장비를 갖추어야 합니다. 다른 경우에는 화상 회의 서비스 자체에서 추가 비용으로 필요한 모든 장비를 제공할 수 있습니다.
• 애플리케이션 통합: 많은 화상 회의 솔루션을 통해 Microsoft PowerPoint와 같은 타사 애플리케이션을 통합할 수 있습니다. 화상 회의 시스템과 함께 이미 소유하고 있는 소프트웨어에 참여하면 프레젠테이션과 문서를 가져오는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 많은 서비스에는 메모 작성 기능이 있으며 일부는 참가자가 자신의 메모를 추가할 수 있습니다. 회의 시스템과 함께 사용할 응용 프로그램과 참가자가 회의에 미치는 영향력을 고려하십시오. 고려해야 할 또 다른 통합은 캘린더 또는 이메일 클라이언트입니다. 일부 화상 회의 서비스는 Google 캘린더 및 Outlook과 같은 프로그램용 플러그인을 제공합니다. 이를 통해 빠르고 쉽게 회의를 예약할 수 있습니다.
• 스마트 회의: 일부 화상 회의 플랫폼에는 회의 생산성을 높이기 위해 인공 지능(AI)이 통합되어 있습니다. 예를 들어 일부 회의는 모든 사람을 위해 자동으로 메모를 작성하고 회의가 끝난 후 요약을 보냅니다. 스마트 기술은 참가자에게 작업 항목 작업을 자동으로 할당할 수도 있습니다. 이러한 모든 추가 기능은 참가자가 메모를 작성하기 위해 뒤섞이는 대신 진행 중인 작업에 더 많이 참여하도록 설계되었습니다.
• 고객 지원: 회사의 고객 서비스 품질을 간과하지 마십시오. 고려하고 있는 회사의 고객 서비스 라인에 전화하여 그들이 당신을 어떻게 대할지에 대한 느낌을 얻는 것은 시간을 할애할 가치가 있습니다. 문제가 발생하면 신속하고 정확하게 응답하는 기술 지원 라인이 필요하며 비즈니스에 합당한 진지함과 존중으로 귀하를 대하는 담당자가 필요합니다.

미래는 어떻게 될까요?

화상 회의가 인간 커뮤니케이션에 미치는 영향은 150년 전 전화의 영향과 거의 비슷합니다. 그리고 새로운 기술은 우리가 이해하는 대로 클라우드 기반 화상 회의를 계속 향상시킬 것입니다. 이는 디지털 시대에 비즈니스를 수행하는 데 있어 더욱 필수적인 부분이 되기 때문입니다.

증강 현실과 가상 현실은 참가자들이 물리적으로 같은 방에 있는 것처럼 광대한 지리적 거리에 걸쳐 협업할 수 있는 가능성을 열어줍니다. 비즈니스 동료와 함께 가상 공간에 서서 대화형 차트, 회로도 및 프로토타입의 바다 속에서 작업에 대해 논의한다고 상상해 보십시오. 그 미래는 기술이 발전함에 따라 빠르게 다가오고 있으며 더욱 몰입감 있고 영향력 있는 경험을 제공할 것입니다.

AI는 향후 화상 회의 경험에 추가될 가능성이 높습니다. 그가 Yale Insights 에 쓴 기사에서 Logitech의 비디오 협업 그룹 부사장 겸 총책임자인 Scott Wharton은 여러 대의 카메라가 있는 회의실에 도움이 될 기술을 개발하고 있다고 말했습니다.

Wharton은 “우리는 컴퓨터 비전과 AI가 자동으로 장면의 구도를 잡을 수 있는 일부 기술에 대해 연구하고 있습니다.”라고 썼습니다. “한 방에 20명이 있어도 인간이 행동이 어디인지 알 만큼 똑똑하듯이 AI는 일어나서 화이트보드로 걸어가는 사람을 선택할 수 있습니다.”

Adam Uzialko의 추가 보고.