근태 시스템 선택

• 근태 관리 시스템은 급여 소프트웨어와 통합되는 직원 시간 추적 소프트웨어입니다.
• 시간 및 근태 시스템으로 급여를 실행하면 이중 입력의 필요성이 줄어들어 효율성과 정확성이 향상됩니다.
• 근태 시스템은 생체 인식 시스템을 포함하여 다양한 유형으로 제공됩니다.
• 이 가이드는 근태 시스템을 선택하는 구매자가 시장을 조사하고 비즈니스에 가장 적합한 시스템을 선택하는 방법을 이해하는 데 도움이 됩니다.

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시간 및 출석 시스템이란 무엇입니까?

근태 관리 시스템을 통해 직원은 출퇴근 기록계, 인터넷에 연결된 컴퓨터, 모바일 장치 및 전화를 통해 전자적으로 출퇴근할 수 있습니다. 일부 솔루션은 또한 문자 메시지, Twitter와 같은 소셜 미디어 프로그램 및 Slack과 같은 기타 통신 프로그램을 통해 펀치 인 및 아웃할 수 있는 기능을 제공합니다. 직원이 출퇴근할 때 데이터는 급여 솔루션으로 원활하게 가져올 수 있는 소프트웨어로 즉시 전송됩니다.

이러한 시스템은 직원이 언제 들어오고 나가는지 추적하는 것 이상의 역할을 합니다. 또한 지리적 위치 및 지오펜싱을 통해 모바일 직원을 모니터링하고, 유급 휴가(PTO)를 관리하고, 직원 일정을 만들고, 자세한 노동 보고서를 제공하고, 누가 일하고 있는지, 누가 지각했는지, 누가 다가오고 있는지에 대한 실시간 데이터를 제공합니다. 시간 외에.

팁: 근태 관리 시스템은 직원의 근무 시간을 추적하는 것 이상입니다. 또한 일정, 휴가 및 휴가 관리, 노동 보고 등에 사용할 수 있습니다.

시간 및 근태 시스템은 직원들이 근무한 시간, 현재 및 미래 일정, PTO 발생액 검토와 같은 많은 시간 추적 작업을 스스로 처리할 수 있는 셀프 서비스를 제공합니다.

이러한 시스템 중 다수는 클라우드 기반 및 온프레미스 솔루션을 모두 제공합니다. 온프레미스 시스템은 회사 내의 서버에 저장되는 반면 클라우드 기반 시스템은 근태 관리 시스템 공급자가 보관하고 온라인으로 액세스합니다.

근태관리의 종류

다양한 기능을 고려할 때 다양한 유형의 근태 시스템이 있다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 옵션을 비교할 때 다음과 같은 유형의 시스템을 보게 될 것입니다.

• 타임카드: 타임카드 옵션은 기본적으로 고전적인 기계식 펀치 시계가 디지털화되었습니다. 타임카드 시스템을 설치하면 직원들에게 신용카드와 유사한 타임카드를 제공하게 됩니다. 이 카드는 시간 추적을 자동화하지만 실제 작업표와 마찬가지로 직원들이 결석하거나 지각한 동료를 위해 서로의 카드를 긁는 것을 막을 수는 없습니다.
• 근접 카드, 배지 및 전자 열쇠: 이러한 시간 및 출석 추적 옵션은 카드를 스 와이프하는 대신 특정 거리 내에서 식별 카드, 배지 또는 전자 열쇠를 스캔하는 판독기에 의존합니다. 이러한 시간 및 출석 추적 옵션 중 다수는 단지 출퇴근을 위한 것이 아니라 직장 내에서 직원의 움직임을 추적할 수도 있습니다.
• 생체 인식: 생체 인식 근태 관리 시스템을 사용하면 누가 사무실에 들어오고 나가는지 정확히 알 수 있습니다. 이러한 첨단 근태 추적 시스템은 얼굴 인식, 지문, 눈 스캐닝 및 한 사람 고유의 기타 생물학적 식별자를 사용하여 출근한 사람이 실제로 일하는 사람인지 확인합니다. 물론 이러한 고급 기능에 대해 더 많은 비용을 지불하게 되지만 추가 비용으로 시간 및 출석 추적이 거의 완벽해집니다.

알고 계셨나요? 지문과 같은 직원 고유의 생물학적 기능을 사용하여 버디 펀칭 가능성 없이 출석을 추적할 수 있습니다.

• 웹 기반 로그인: 직원이 원격으로 작업하는 경우 위의 솔루션이 귀사에 어떻게 적용되는지 궁금할 것입니다. 이것이 바로 웹 기반 로그인 스테이션이 존재하는 이유입니다. 직원이 어디에 있든 랩톱, 개인용 컴퓨터 또는 모바일 장치에서 로그인할 수 있도록 이러한 시스템을 구현할 수 있습니다. QuickBooks Time에 대한 검토는 이 시간 및 출석 시스템이 모바일 인력에게 탁월한 이유를 설명합니다.
• 대화형 음성 응답: 원격 직원을 위한 또 다른 솔루션인 대화형 음성 응답(IVR) 도구는 원격 또는 현장 직원이 전화 통화를 통해 출근하는 시스템입니다.

시간 및 근태 시스템의 장단점

시간 및 출석 시스템의 장점

근태 관리 시스템의 이점은 다음과 같습니다.

팁: 사용자 지정 워크플로는 근태 관리 시스템에서 얻은 효율성을 향상시킬 수 있습니다. 맞춤형 워크플로를 제공하는 시스템에 대해 알아보려면 BambooHR 리뷰를 읽어보세요.

시간 및 출석 시스템의 단점

근태 관리 시스템의 주요 함정은 다음과 같습니다.

• 비용. 시간 추적 시스템의 가장 큰 단점은 직원이 매일 근무 시간을 기록하거나 종이 근무 기록 카드에 펀칭하는 수동 방식보다 비용이 많이 든다는 것입니다.
• 오류. 최고의 소프트웨어 프로그램이라도 때때로 결함이 발생할 수 있습니다. 근태 관리 시스템이 포함된 모든 소프트웨어를 사용할 때 항상 약간의 추적 또는 계산 오류 위험이 있습니다.

소송 비용

근태관리 시스템의 비용 구조는 클라우드 기반 또는 온프레미스 솔루션을 선택하는지 여부에 따라 다릅니다. 클라우드 기반 시스템은 반복되는 월별 비용이 더 적은 반면 온프레미스 시스템은 일반적으로 일회성 비용이 더 큽니다.

온프레미스 시스템을 사용하면 모든 비용을 선불로 지불합니다. 소프트웨어, 각 직원의 라이센스 및 설치에 대해 수백에서 수천 달러를 지불할 것으로 예상할 수 있습니다. 이후 서비스에 대한 월 사용료는 없습니다. 그러나 일회성 비용에는 일반적으로 지속적인 지원이나 소프트웨어 업데이트가 포함되지 않습니다.

클라우드 기반 시스템의 경우 대부분의 서비스는 월 1달러에서 10달러 범위의 직원당 요금을 청구합니다. 일부 클라우드 서비스는 기본 또는 최소 월 사용료도 청구합니다.

일부 공급자는 일회성 설정 및 구현 비용을 청구합니다. 그러나 온프레미스 시스템과 달리 모든 소프트웨어 업그레이드 및 지원은 월 비용에 포함됩니다.

팁: 완전히 구현하고 구성하는 데 한 달도 채 걸리지 않는 근태 관리 시스템에 대해 알아보려면 Rippling에 대한 검토를 확인하십시오.

두 옵션 중 하나에 대해 발생할 수 있는 또 다른 비용은 시계입니다. 많은 시간 및 출석 시스템이 다양한 시간 기록계와 함께 작동합니다. 이러한 시계는 PIN, 스와이프 또는 근접 배지 또는 지문이나 안면 스캔과 같은 생체 인식과 함께 작동할 수 있습니다. 선택한 시계의 복잡성에 따라 비용이 결정됩니다. 가격은 일반적으로 기본 시계의 경우 수백 달러에서 정교한 생체 인식 시계의 경우 수천 달러에 이릅니다.

시간 및 출석 시스템에서 찾아야 할 사항

시장에 너무 많은 시스템이 있기 때문에 어느 시스템이 귀하의 비즈니스에 적합한지 알기 어려울 수 있습니다. 시스템을 구입할 때 여러 가지를 살펴봐야 합니다.

시간 및 출석 FAQ

근태 관리 시스템에 대해 더 궁금한 점이 있으신가요? 다음은 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 일반적인 질문과 답변입니다.

근태 관리 시스템은 기존의 출퇴근 기록계 및 출퇴근 카드와 어떻게 다릅니까?

가장 큰 차이점은 모든 것이 디지털화되고 자동화된다는 것입니다. 기존의 타임클록 및 타임카드는 모든 데이터를 수동으로 입력해야 합니다. 근태 관리 시스템은 버튼 하나만 누르면 모든 정보가 소프트웨어와 동기화됩니다. 그런 다음 해당 소프트웨어는 급여 솔루션과 원활하게 통합됩니다. 이렇게 하면 중복 항목과 추측이 제거됩니다. 또한 시간 및 근태 시스템은 시간, 작업 코드, 휴식 및 PTO에 대한 정보를 디지털 및 실시간으로 기록합니다.

근태 관리 시스템과 호환되는 시계 유형은 무엇입니까?

더 이상 단순한 펀치 시간 기록계가 없습니다. 오늘날의 시계는 펀치 카드, 마그네틱 스 와이프 카드, 바코드, PIN 및 지문이나 안면 스캔과 같은 생체 인식을 포함하여 여러 가지 방법으로 시간을 수집합니다.

근태 시스템과 생체 인식 시스템 간에 차이가 있습니까?

생체 인식 시계와 함께 작동하는 모든 근태 시스템은 생체 인식 시스템입니다. 물리적 시계와 함께 작동하는 거의 모든 근태 솔루션은 생체 인식 옵션을 제공하기 때문에 둘 사이에는 거의 차이가 없습니다. 버디 펀칭이 우려되는 경우 생체 인식 시계를 사용하는 것이 가장 좋습니다.

생체 인식 옵션이 없는 유일한 근태 시스템은 생체 인식 시간 기록계를 통합하지 않고 컴퓨터와 모바일 장치를 사용하여 직원을 출입시키는 시스템입니다. 그러나 이러한 시스템 중 일부는 이제 컴퓨터에 연결되는 지문 스캐너를 제공하거나 생체 인식 옵션을 통합하는 방법으로 컴퓨터 카메라로 직원 사진을 찍는 프로그램을 사용합니다.

근태 관리 시스템이 있는 출퇴근 기록계를 사용해야 합니까?

아니요. 일부 기업은 직원이 컴퓨터, 모바일 앱 또는 전화를 통해서만 출퇴근하는 것을 선호합니다. 시간 기록계를 사용하지 않으면 각각 수백 달러에서 수천 달러까지 실행할 수 있으므로 비용을 절감할 수 있습니다.

근태 시스템은 시간제 직원이 있는 기업에만 적합합니까?

근태제도는 시간제 근로자가 있는 기업에만 필요한 것처럼 보일 수 있지만, 급여를 받는 직원이 있는 기업에서도 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 직원이 특정 프로젝트에서 작업하는 시간을 추적하는 시스템은 노동 예상에 도움이 될 수 있습니다. 또한 급여를 받는 직원이 있는 기업은 시스템의 PTO 관리 측면을 높이 평가할 수 있습니다.

원격 직원의 근태 관리 시스템은 어떻게 작동합니까?

이 시스템은 GPS 기술을 사용하여 모바일 장치를 통해 원격 직원을 모니터링합니다. 일부 시스템은 지오펜싱을 사용하여 직원이 출퇴근할 수 있는 위치를 제한하는 반면, 다른 시스템은 지리적 위치를 사용하여 직원이 출입할 때 정확히 어디에 있는지 기록합니다. 시스템은 위치정보를 사용하여 근무 시작 및 종료 위치뿐만 아니라 하루 종일 직원을 추적할 수 있습니다.

시간 및 근태 시스템은 급여 시스템과 어떻게 통합됩니까?

근태 시스템은 급여 시스템과 통합되어 버튼을 눌러 근태 데이터를 급여 프로그램으로 전송할 수 있습니다. 이것은 오류를 줄이고 전체 급여 프로세스를 간소화합니다.

근태 시스템은 유급 휴가를 어떻게 관리합니까?

근태 시스템은 여러 가지 방법으로 PTO를 관리합니다. 그들은 직원들이 얼마나 많은 시간을 벌고 사용했는지 뿐만 아니라 병가, 휴가, 사별 및 직원들이 받을 수 있는 다른 유형의 휴가에 대한 누적을 추적할 수 있습니다.

일부 근태 시스템은 요청 및 승인 프로세스도 처리합니다. 이를 통해 직원은 시스템 내에서 직접 휴가를 요청할 수 있으며 관리자는 해당 요청을 승인하거나 거부할 수 있습니다.

Max Freedman은 이 기사의 작성 및 연구에 기여했습니다.