비즈니스 전화 시스템 선택: 구매자 가이드

2022/12/08

비즈니스 전화 시스템을 선택할 때 먼저 원하는 시스템 종류(유선, VoIP 또는 가상)와 장비를 호스팅할 위치(온프레미스 또는 클라우드)를 결정해야 합니다.
오늘날의 전화 시스템은 모든 규모의 기업에 다양한 가치 있는 통화, 협업 및 모바일 도구를 제공합니다.
업무용 전화 시스템은 직원들이 사무실 밖에서 업무용 전화선을 이용할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다.
이 문서는 전화 시스템을 선택할 때 무엇을 찾고 고려해야 하는지에 대한 지침을 찾는 비즈니스 소유자를 위한 것입니다.

2020년에 비즈니스 전화 시스템 시장에 진출할 계획이라면 요구 사항에 가장 적합한 솔루션을 얻기 위해 먼저 고려해야 할 몇 가지 질문이 있습니다.

실제 탁상 전화기를 포함하는 전체 전화 시스템이 필요합니까, 아니면 모바일 장치에 의존하는 가상 전화 서비스로 비즈니스를 수행할 수 있습니까?
탁상 전화기가 필요하다면 어떤 서비스를 원하십니까? 인터넷을 통해 실행되고 많은 공급자가 제공하는 VoIP(Voice over Internet Protocol) 시스템을 사용하는 것이 편하십니까? 아니면 지역 전화 회사에서 제공하는 전통적인 유선 전화 서비스를 사용하시겠습니까?
VoIP를 선택하는 경우 시스템을 비즈니스(온프레미스)에 보관하시겠습니까, 아니면 서비스 공급자가 호스팅(클라우드 기반)하시겠습니까?

이러한 질문에 답하는 데 도움을 드릴 것입니다. 하지만 필요한 것이 무엇인지 이미 알고 있고 최고의 비즈니스 전화 시스템에 대한 권장 사항을 보려면 최고의 선택 페이지를 방문하십시오.

아직 확실하지 않다면 계속 읽어보세요. 다음 유형의 전화 시스템의 장단점에 대해 알려드리겠습니다.

가상 전화 시스템
유선전화
VoIP
클라우드 및 온프레미스 시스템

가상 전화 시스템

가상 전화 시스템은 주요 회사 전화번호로 전화를 거는 사람을 휴대폰이나 집 전화로 원격 근무자와 연결해 줍니다. [가상 전화번호에 대해 자세히 알아보세요.]
이러한 시스템은 광범위한 착신 전환 솔루션으로 작동하여 고객이 대표 전화 번호로 전화를 걸면 탁상 전화기 대신 직원의 휴대폰이나 집 전화로 통화를 전환합니다.
이러한 시스템에는 자동 접수, 음성 메일, 착신 전환, 통화 선별, 수신자 부담 전화 및 온라인 팩스와 같은 다양한 기능이 포함됩니다.

단점: 가상 시스템은 완전한 기능을 갖춘 전화 시스템이 아닙니다. 귀하의 통화는 여전히 모바일 또는 집 전화 네트워크에서 처리되는 경우가 많습니다. 즉, 가상 시스템에서 통화 요금이 부과되고 모바일 또는 집 전화 통화 시간을 모두 사용합니다. 일부 가상 서비스에서는 공급자의 모바일 앱을 사용할 때 인터넷 연결을 통해 전화를 걸 수 있습니다.

적합한 대상: 원격 근무자 또는 자영업자가 있는 중소기업

전통적인 유선 시스템

이 경우 유선 전화는 일반적으로 지역 또는 지역 전화 회사에서 지원하는 기존 전화 시스템입니다.
PSTN(공중 전화망)이라고도 하는 유선 전화는 전화 회사의 기존 구리 배선을 통해 실행되는 아날로그 시스템입니다.
유선 서비스를 실행하려면 온프레미스 PBX(Private Branch Exchange) 하드웨어가 필요합니다. 이 하드웨어는 여러 내선을 생성하고 통화 전송 및 통화 디렉토리와 같은 전화 시스템 기능을 제공할 수 있습니다.
오늘날 일부 유선 시스템은 VoIP 시스템과의 하이브리드로 간주됩니다. 기존의 전화선은 각 개별 전화를 연결하는 데 사용하는 기업의 데이터 네트워크에 연결됩니다.
많은 전화 시스템 공급자가 유선 시스템을 단계적으로 중단하고 있으므로 여전히 이러한 유형의 서비스를 제공하는 공급자를 찾기가 쉽지 않을 수 있습니다.

장점: 유선 시스템은 많은 회사에서 편안하게 사용할 수 있는 신뢰할 수 있고 오랜 시간 테스트를 거친 솔루션입니다.

단점: 대부분의 전화 시스템 제공업체는 유선 전화에서 멀어지고 있어 구매 및 수리가 더 어려워지고 있습니다. 이러한 시스템이 구식이 되는 것은 시간 문제입니다.

적합한 대상: 예산이 있고 내부 IT 직원이 예산을 관리하고 유지하는 대기업 고속 인터넷 액세스가 없는 비즈니스에 필요

VoIP 전화 시스템

유선 전화에 사용되는 구리선 대신 VoIP 전화 시스템은 회사에서 이미 사용하고 있는 것과 동일한 인터넷 연결을 사용합니다.
VoIP 시스템은 이전에는 값비싼 PBX 하드웨어를 사용하는 대기업만 액세스할 수 있었던 자동 교환, 통화 대기열, 음성 메일을 전자 메일 받은 편지함으로 보내고 컴퓨터를 소프트폰으로 전환할 수 있는 컴퓨터 통합과 같은 기능 세트를 제공합니다.
VoIP 시스템은 원격 작업자가 모바일 장치에서 회사의 전화 시스템에 액세스할 수 있도록 합니다.

장점: VoIP는 모든 기능을 갖춘 정교한 전화 시스템을 제공합니다. 이러한 시스템은 설치 및 구성이 쉽고 유선 시스템보다 훨씬 저렴합니다.

단점: 이러한 시스템은 인터넷 연결에 의존합니다. 인터넷 서비스가 불규칙한 지역 사회에 있다면 이러한 유형의 전화 시스템이 적합하지 않을 것입니다.

적합한 대상: 합리적인 가격으로 정교한 전화 시스템의 기능을 원하는 소기업 및 원격 직원이 전화 시스템에 액세스할 수 있기를 원하는 기업 원격 팀을 위한 최고의 전화 시스템에 대한 Ooma Office 리뷰를 참조하십시오.

VoIP 시스템이 자신에게 가장 적합하다고 결정한 경우 다음 결정은 호스팅 방법입니다. 유선 시스템에서는 회사 내부에 장비를 보관해야 하지만 VoIP 시스템에서는 장비를 완전히 구매하고 자체 호스팅하거나 클라우드에서 호스팅하는 서비스 공급자로부터 장비를 임대할 수 있는 옵션을 제공합니다.

온프레미스 VoIP 시스템

온프레미스 시스템을 사용하면 전화 시스템을 계속 실행하기 위한 PBX 하드웨어를 포함한 모든 장비가 비즈니스 내에 있습니다.
온프레미스 시스템은 장비를 미리 구매하기 때문에 많은 자본 지출이 필요합니다.
자체 호스팅 시스템의 경우 모든 하드웨어에 대해 일회성 요금을 지불하는 반면 온프레미스 시스템의 경우 전화를 걸고 받을 수 있는 SIP 트렁킹 또는 PRI 회로에 대한 월별 요금을 지불합니다.
IT 직원은 시스템의 유지 관리, 수리 및 업그레이드를 담당합니다.

장점: 항상 서비스를 제어할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 IT 팀은 원하는 대로 작동 및 구성되었는지 확인합니다.

단점: 모든 장비를 구입해야 하기 때문에 상당한 선불 비용이 있습니다. 또한 시스템을 서비스하고 유지관리할 수 있는 직원이 필요합니다.

적합한 대상: 클라우드 사용이 불편하고 시스템을 완전히 제어하고 항상 장비에 액세스하기를 원하는 기업 VoIP 시스템을 설정하고 유지할 수 있는 사내 IT 팀이 있는 기업 클라우드에서 충족하기 어려울 수 있는 규정 또는 규정 준수 요구 사항이 있는 비즈니스

클라우드 기반 VoIP 시스템

클라우드 기반 시스템을 사용하면 걱정할 전화기 외에 유지 관리나 하드웨어가 없습니다. 서비스 공급자는 귀하를 위해 PBX 기술을 수용, 유지 및 업그레이드합니다. 강력한 클라우드 호스팅 VoIP 솔루션인 RingCentral에 대한 리뷰를 확인하십시오.
클라우드를 통해 성장하는 기업은 새로운 라인을 쉽게 추가하고 새로운 기능에 빠르게 액세스할 수 있습니다.
기업은 일반적으로 사용자당 월 사용료를 지불합니다.

장점: PBX 하드웨어나 발신음 서비스를 구매하고 유지 관리할 필요가 없습니다. 귀하의 제공자가 귀하를 위해 모든 것을 처리합니다. 컴퓨터에서 업무용 시스템을 설정하고 구성할 수 있습니다.

단점: 하드웨어를 제어할 수 없습니다. 시스템이 다운되면 공급자에게 최대한 빨리 문제를 해결해야 합니다.

적합한 대상: PBX 하드웨어를 운영 및 유지 관리할 IT 직원 없이 고정된 예산으로 성장하는 비즈니스 새로운 전화 시스템 기능에 빠르게 액세스하기를 원하거나 여러 위치에 있고 하나의 플랫폼에서 모든 시스템을 원하는 기업.

비즈니스 전화 시스템 FAQ

비즈니스 전화 시스템이 필요한지 또는 VoIP가 적합한지 아직도 확신이 서지 않습니까? 문제 없어요. 다음은 결정에 도움이 될 수 있는 몇 가지 질문과 답변입니다.

Q: 비즈니스에 전화 시스템이 필요합니까?

A: 간단한 대답은 ‘예’입니다. 비즈니스 성공의 많은 부분이 비즈니스 자체를 표현하는 방식에 달려 있기 때문에 모든 비즈니스는 일종의 전화 시스템에서 이점을 얻을 수 있습니다.

기업은 항상 자신을 전문적으로 표현하는 것이 중요합니다. 자동 교환원이 자주 응답하는 비즈니스 라인에서 고객과 클라이언트가 귀하에게 연락하도록 하는 것은 이를 달성하는 훌륭한 방법입니다. 본격적인 전화 시스템에 돈을 쓰고 싶지 않은 기업은 여전히 가상 시스템을 사용하여 원하는 이미지를 제시할 수 있습니다.

Q: 직원과 저는 업무용으로 휴대폰을 사용할 수 없습니까?

A: 가상 전화 시스템에 투자하면 확실히 가능합니다. 이 시스템을 사용하면 전문적인 이미지를 제시하면서 모바일 장치를 사용할 수 있습니다.

가상 시스템 없이 모바일 회선만 사용하면 몇 가지 문제가 발생합니다. 첫째, 고객에게 전문적인 이미지를 전달하지 않습니다. 둘째, 모바일 회선은 전자 메일에 대한 음성 메일, 착신 전환, 통화 선별, 대기 음악 및 온라인 팩스 전송과 같이 소기업에서 가장 유용하다고 생각하는 기능과 도구를 제공하지 않습니다.

Q: 저는 항상 전통적인 유선 시스템을 사용했습니다. 앞으로도 이런 종류의 시스템을 계속 사용하면 불이익을 받게 됩니까?

A: 유선 시스템의 문제는 기능이 아닙니다. 그들은 여전히 높은 수준에서 작동합니다. 기존 유선 전화 시스템에서 직면하게 될 가장 큰 문제는 새로운 옵션이 더 이상 구축되지 않는다는 것입니다. 이것은 유선 시스템을 위한 새로운 기술이 개발되고 있지 않음을 의미합니다.

유선 전화에서도 새로운 소프트웨어 업그레이드를 사용할 수 없습니다. 즉, 많은 새로운 기능에 액세스할 수 없습니다.

마지막으로 이러한 시스템에 대한 고객 서비스 및 지원을 제공하는 전문가와 유선 시스템을 가동 및 실행하는 부품을 찾는 것이 점점 더 어려워지고 있습니다.

가까운 미래에 VoIP 시스템의 새로운 기능은 유선 시스템과 호환되지 않을 것입니다. 기능에 따라 귀하의 비즈니스를 여덟 공 뒤에 놓을 수 있습니다.

Q: 어떤 전화 시스템과 공급자가 내 비즈니스에 적합한지 어떻게 알 수 있습니까?

A: 결정은 실제로 귀하의 리소스에 달려 있습니다. 예산, 비즈니스 성장 여부, 사내 전화 시스템을 운영 및 유지 관리할 수 있는 IT 직원이 있는지, 고속 인터넷 연결이 가능한지 여부를 고려해야 합니다.

소기업을 위한 전화 공급자를 선택할 때 전화 시스템에서 원하는 기능과 도구가 있고 공급업체 파트너로부터 기대하는 수준의 고객 지원을 제공하는 서비스를 찾는 것이 중요합니다. 소기업을 위한 최고의 전화 시스템을 위한 최고의 선택인 8×8에 대한 검토를 확인하십시오.

클라우드 호스팅 시스템을 고려하고 있다면 진지하게 생각하고 싶은 한 가지 요소는 가동 시간입니다. 이것은 시스템이 작동하는 빈도입니다. 시스템이 다운되면 전화 서비스에 액세스할 수 없습니다. 최고의 공급자는 서비스 중단 시간을 최소화하기 위해 전 세계에 수많은 데이터 센터를 보유하고 있습니다. 다른 제공업체와 이야기할 때 가동 시간 통계에 대해 문의하고 서비스가 매달 보장된 시간보다 더 오래 중단될 경우 환불을 보장받을 수 있는지 여부를 문의하십시오.

Q: 클라우드 시스템의 경우 월 사용료만 있습니까, 아니면 알아두어야 할 다른 비용이 있습니까?

A: 클라우드 호스팅 전화 시스템에는 약간의 선불 비용이 있습니다. 아마도 개당 $50에서 $600 범위의 IP 전화를 지불하게 될 것입니다. 일부 공급자는 설정 및 교육 비용도 청구합니다.

Q: 클라우드 호스팅 시스템을 사용하면 다른 기업과 서버를 공유합니까, 아니면 내 비즈니스 전용 서버가 있습니까?

A: 많은 클라우드 전화 시스템 공급자는 기업에 공유 서버를 사용하거나 전용 서버에 대해 추가 비용을 지불할 수 있는 옵션을 제공합니다. 이 결정은 시스템이 귀하에게만 제공되기를 원하는지 또는 공급자가 다른 모든 사람에게 제공하는 것과 동일한 플랫폼에서 서비스로 구매하려는지에 따라 달라집니다.

많은 특별한 요구 사항 및 사용자 정의가 없는 소규모 기업은 일반적으로 공유 서비스를 사용하는 것이 편합니다. 복잡한 요구 사항이 있는 대규모 조직은 원하는 고품질 서비스와 개인 정보 보호를 제공하는 전용 서버를 선호할 가능성이 높습니다.

Q: VoIP 시스템의 연결이 일반 전화만큼 좋습니까?

A: 일부 사용자는 VoIP 시스템의 음질에 대해 우려할 수 있지만 기술이 너무 발전하여 유선 전화와 인터넷 기반 통화를 구분하는 것이 사실상 불가능합니다.

명확하고 강력한 통화 품질을 보장하려면 비즈니스에서 데이터 네트워크를 설정하는 방법에 대해 신중해야 합니다. 통화량을 처리할 수 있는 충분한 용량이 있고 네트워크가 다른 유형의 인터넷 트래픽보다 음성 통화에 우선순위를 두도록 설정되어 있는지 확인해야 합니다.

Q: VoIP 전화 시스템에서는 어떤 유형의 기능을 사용할 수 있습니까?

A: 이전에는 기능이 풍부한 전화 시스템이 대기업에서만 사용되었지만 오늘날의 VoIP 옵션은 소기업에도 동일한 이점을 제공합니다. 다음은 가장 유용할 수 있는 몇 가지 통화 및 공동 작업 기능입니다.

음성사서함
이메일로 음성 메일
음성 메일을 텍스트로
음성 메일 전사
통화 전달
통화 녹음
통화 대기열
지역 및 수신자 부담 번호 옵션
대화형 음성 응답(IVR)
전화 회의
자동 교환원
내선 전화 걸기
전화 수신 그룹
디렉토리 지원
통화 전달
인터넷 팩스
통화 보고서
통화 모니터링
부재중 전화 알림
화상 회의
온라인 회의
인스턴트 메시징
문자 메시지
Microsoft Outlook, Salesforce 및 G Suite와 같은 널리 사용되는 프로그램과의 통합
국제전화

Q: 원격 직원이 회사 전화 시스템에 액세스할 수 있습니까?

A: VoIP 기술은 직원들이 업무 전용 휴대 전화 없이도 어디에서나 업무 전화를 걸고 받을 수 있는 자유를 제공합니다. 비즈니스 VoIP 시스템은 직원들에게 언제 어디서나 탁상 전화기의 모든 기능을 제공하는 스마트폰 애플리케이션 및 이동성 기능을 제공합니다.

Q: 직원이 사무실 밖에 있을 때 전화 시스템에 액세스할 수 있는지 여부에 관심을 가져야 하는 이유는 무엇입니까?

A: 오늘날 원격 근무자와 유연한 근무 방식의 시대에는 직원이 어디에 있든 항상 연락할 수 있어야 합니다. 고객이 필요할 때 직원을 찾아다니거나 최악의 경우 직원에게 연락할 수 없는 상황을 원하지 않습니다.

모빌리티는 직원들이 항상 접근할 수 있도록 보장합니다. 또한 개인 전화번호를 공유하지 않고도 연결할 수 있습니다.

Q: 통합 커뮤니케이션 시스템에 대한 언급이 계속 표시됩니다. 전화 시스템과 어떻게 다른가요?

A: 오늘날의 많은 전화 시스템은 통합 커뮤니케이션 시스템입니다. 이러한 시스템은 음성 통화, 메시징, 비디오 또는 온라인 회의를 하나의 서비스로 결합합니다. 그들은 또한 음성 회의와 온라인 팩스를 제공합니다. 오늘날의 많은 전화 시스템 공급자는 플랫폼에서 이러한 서비스를 제공합니다.

Q: 내 비즈니스가 여러 위치에 있는 경우 온프레미스 또는 클라우드 기반 시스템이 있는지 여부가 중요합니까?

A: 온프레미스 시스템과 호스팅 시스템 모두 여러 위치에 있는 조직을 지원할 수 있지만 클라우드 호스팅 솔루션은 작업을 단순화할 수 있습니다.

클라우드 호스팅 시스템에서는 각 위치에 복잡한 PBX 장비를 설치할 필요가 없습니다. 이렇게 하면 설정이 더 쉬워질 뿐만 아니라 비용도 절약할 수 있습니다. 이러한 클라우드 호스팅 시스템은 하나의 온라인 플랫폼에서 관리할 수 있으므로 쉽게 사용할 수 있습니다.

Q: 소기업 전화 시스템이 제공할 수 있는 전화선 수에 대해 어떤 옵션을 사용할 수 있습니까?

A: 이것이 오늘날의 클라우드 호스팅 VoIP 시스템의 장점 중 하나입니다. 비즈니스에서 액세스할 수 있는 전화선 수에는 많은 제한이 없습니다. 일반적으로 회선이 많을수록 사용자당 비용이 저렴합니다. 또한 새 라인을 추가하는 과정도 간단합니다. 온프레미스 시스템을 사용하면 새 라인을 설치하기 위해 장비에서 실제 작업을 수행해야 합니다. 클라우드 호스팅 시스템을 사용하면 컴퓨터에서 몇 초 만에 새 회선을 추가할 수 있습니다. [다중 회선 전화 시스템에 대해 자세히 알아보십시오.]