업무용 이메일에서 주의해야 할 9가지 일반적인 실수

받은 편지함에 잘못 작성된 이메일을 받은 적이 있습니까? 그 이메일의 내용과 응답 방법이 궁금했을 것입니다. 형편없는 이메일을 직접 보내지 않으려면 업무용 이메일의 일반적인 실수 목록을 살펴보세요.

1. 누락된 제목 줄

업무용 이메일을 작성할 때 흔히 저지르는 실수 중 하나는 제목을 포함하지 않는 것입니다. 제목 목록은 사람들이 이메일 계정을 열 때 가장 먼저 보게 되는 항목입니다. 누군가 많은 양의 이메일을 받는 경우 설명적이고 적절한 제목이 없는 이메일은 무시될 가능성이 높습니다.

HubSpot 블로그 연구 에 따르면 효과적인 제목은 호기심을 불러일으키고 개인화되어야 합니다. 수신인에게 제목을 통해 이메일이 중요한 이유를 알려주십시오. “뉴스레터 1″이라는 제목은 모호하고 누구의 관심도 끌지 못합니다. 그러나 “뉴스레터 1: 이 달의 최고 성과자”는 더 많은 조회수를 얻을 가능성이 높습니다.

2. 잘못된 어조 사용

이메일의 어조는 귀하가 어떻게 인식되기를 원하는지를 반영할 수 있습니다. 선택한 단어는 긍정적이거나 부정적인 어조를 반영합니다. 예를 들어, 어떤 사람의 아이디어가 “이상하다”고 언급하는 것은 그 아이디어가 “독특하다”고 말하는 것과는 다른 의미를 가집니다. 의미의 음영을 구별하고 올바른 단어를 선택하는 방법을 배우십시오.

업무용 이메일은 전문적으로 들려야 합니다. 격식의 정도는 직장 문화와 받는 사람과의 직업적 관계에 따라 다릅니다. 직장 문화가 우호적이거나 오랫동안 함께한 동료라면 “안녕하세요”로 업무 이메일을 시작할 수 있습니다. 하지만 다른 회사에서 모르는 사람에게 연락하는 경우 “Dear Mr. Smith” 형식을 사용하여 주소를 지정하는 것이 더 안전합니다.

선택한 단어가 의심스러운 경우 온라인 동의어 사전이나 사전을 참조하십시오. 온라인 타이핑 도우미 Grammarly는 또한 그 기능에 쓰기 톤 감지기 를 포함합니다. 자신감 있고 전문적인 소리로 설정에서 톤을 변경할 수 있습니다.

3. 누락된 세부 정보 및 첨부 파일

불완전한 세부 정보가 포함된 업무용 이메일을 받는 것은 성가신 일입니다. 정보를 얻기 위해 이메일을 주고받는 것은 엄청난 시간 낭비입니다. 이를 방지하려면 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게 등 모든 기본 사항을 설명하십시오. 다음 형식을 따를 수 있습니다.

1. 첫 번째 단락: 인사 및 이메일의 주요 내용.
2. 두 번째 단락: 수신자가 주제에 대해 알아야 할 모든 관련 세부 정보입니다.
3. 세 번째 단락: 클릭 유도문안(예: 응답해야 하는지, 링크를 달성해야 하는지 등).
4. 네 번째 단락: 감사합니다.

받는 사람이 필요로 하는 다른 파일을 첨부하는 것을 잊지 마십시오. 일반적인 실수 중 하나는 파일을 첨부하지 않고 첨부했다고 말하는 것입니다! 이메일을 보내기 전에 읽음으로써 이를 방지할 수 있습니다.

4. 편집 및 교정을 게을리하는 행위

문법 및 문장 오류로 가득 찬 이메일은 전문가답지 않게 들립니다. 수신자는 귀하가 의사소통에 주의를 기울이지 않았다고 생각할 수 있습니다. 실수는 일반적으로 서두르거나 입력하는 것보다 빨리 생각할 때 발생합니다. 그러나 이것을 피하거나 줄일 수 있는 방법이 있습니다.

모든 세부 사항을 채우기 전에 개요부터 시작할 수 있습니다. 이메일 초안을 작성한 후 보내기를 누르기 전에 시간을 내어 검토하십시오. 작성자일 때 오류를 잡기가 더 어렵기 때문에 온라인 도구를 사용하십시오. 앱 및 확장 프로그램 다운로드가 마음에 들지 않으면 무료로 다운로드할 수 있는 최고의 맞춤법 및 문법 검사기를 검색하세요.

5. 비전문적인 이메일 주소

고객이나 동료가 spongebob@hotmail.com으로부터 이메일을 받았다면 어떻게 반응할지 상상해 보십시오. 비전문적인 이메일 주소는 당신을 비전문적으로 보이게 만듭니다. 이 절박한 실수를 피하려면 업무용 이메일을 사용하세요.

회사 이메일이 없는 경우 업무용 이메일에 Gmail에서 맞춤 이메일 주소를 사용하는 방법을 읽어보세요. Gmail이 차 한잔이 아니라고 가정하십시오. Gmail 및 Yahoo Mail보다 더 인기 있는 이메일 제공업체를 사용하여 맞춤 이메일을 설정하는 옵션을 탐색할 수 있습니다.

6. 서명 블록 없음

서명 블록을 명함으로 생각하십시오. 이 요소는 서명 뒤에 배치되며 전체 이름과 연락처 정보를 포함합니다. 서명 블록은 수령인이 귀하의 회사와 직책을 식별하는 데 도움이 됩니다. 수신자가 이메일 이외의 채널을 통해 귀하에게 연락해야 하는 경우 귀하의 정보를 신속하게 찾을 수 있습니다.

서명 블록에 필요한 형식이 있는지 회사에 문의하십시오. 그렇지 않은 경우 다음 요소를 추가할 수 있습니다.

• 전체 이름
• 역할
• 팀/부서
• 회사 이름
• 연락처
• 회사 웹 사이트
• 회사 소셜 미디어 계정

이메일 설정에서 서명 블록을 사용자 정의할 수 있습니다. 이 부분도 편집하고 교정해야 합니다. 저장하면 서명 블록이 보내는 이메일에 포함됩니다.

7. Cc와 Bcc의 차이점을 알지 못함

Cc 및 Bcc 는 To 부분 뒤의 필드입니다. 일반적인 실수 중 하나는 사용 시기를 모르는 것입니다. Cc는 카본 카피를 의미합니다. 참조 에 다른 사람의 이메일 주소를 추가하면 :

• 또한 이메일 사본을 받게 됩니다.
• 그들의 이메일 주소는 받는 사람 필드의 기본 수신자에게 노출됩니다.
• 그들은 커뮤니케이션에 대한 정보를 받지만 이메일에 따라 조치를 취하거나 응답할 필요는 없습니다.

Cc 를 사용 하여 기본 수신자에게 귀하가 다른 사람을 루프에 유지하고 있음을 알립니다. 또한 Cc 에 있는 사람 에게 정보를 제공하는 데 사용합니다. 예를 들어 팀의 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 관리자에게 알리고 싶을 수 있습니다. 따라서 팀원의 주소는 To 에, 관리자의 주소는 Cc 에 있어야 합니다 .

Bcc는 Blind Carbon Copy의 약자입니다. 숨은 참조 에 다른 사람의 이메일 주소를 추가하는 경우 :

• 그들은 이메일 사본을 받습니다.
• 그들의 이메일 주소는 다른 수신자에게 노출되지 않습니다.

Bcc 를 사용 하여 사람들의 받은 편지함이 넘치지 않도록 합니다. 받는 사람 또는 참조 필드 의 누군가가 전체 회신 을 누르면 숨은 참조 의 수신자 는 이메일을 받지 못합니다. 숨은 참조 를 사용하여 다른 사람이 이메일에 포함되어 있다는 사실을 다른 수신자가 알지 못하도록 할 수도 있습니다 . 예를 들어 모든 고객에게 동일한 뉴스레터를 보내는 경우 이메일 주소를 서로에게 노출하고 싶지 않을 것입니다.

8. 근무 시간 이후에 이메일 보내기

새 프로젝트의 흥분에 빠져 새벽 2시에 상사나 동료에게 이메일을 보내는 것은 쉽습니다. 그러나 이것이 문제가 될 수 있습니다. 당신의 상사나 동료들은 당신이 그들의 시간을 존중하지 않는다고 생각할 수도 있습니다.

이메일이 긴급 상황이 아닌 경우 근무 시간 내에 보내고 다른 사람이 응답할 수 있는 충분한 시간을 줍니다. 게다가 긴급한 문제라면 문자, 전화 또는 인스턴트 메시지를 보내는 것이 좋습니다. 좋은 해결 방법은 이메일을 예약하는 것입니다. 시도해야 할 최고의 이메일 예약 도구는 이메일이 하루 중 적절한 시간에 다른 사람의 받은 편지함에 도달하도록 도와줍니다.

9. 응답이 늦음

이메일에 늦게 답장하는 것은 업무에 대한 헌신이 부족함을 반영할 수 있습니다. 간단한 경험 법칙은 24시간 이내 또는 보낸 사람이 지정한 시간 내에 응답하는 것입니다. 답변을 작성하는 데 시간이 더 필요한 경우 신속하고 명확하게 커뮤니케이션하세요.

바쁘거나 부재 중일 때 이메일의 자동 응답 기능을 활성화하는 것이 좋습니다. 예를 들어 Gmail에서 반복 부재중 자동응답을 설정하는 방법을 확인할 수 있습니다. 이메일 플랫폼에는 미리 준비된 답변을 저장할 수 있는 템플릿도 있습니다.

일반적인 이메일 실수를 피하고 좋은 인상을 남기십시오.

귀하의 이메일은 동료에게 긍정적이거나 부정적인 인상을 남길 수 있습니다. 업무용 이메일 에티켓을 개선하려면 업무용 이메일에서 이러한 일반적인 실수를 피하세요. 그리고 확실하지 않을 때는 보내지 마십시오!

이메일 작성에 도움이 더 필요한 경우 이메일 템플릿을 사용해 보십시오. 템플릿을 사용하면 커뮤니케이션이 전문적으로 들리고 보입니다. 이메일 앱에서 사용할 수 있는 무료 템플릿 팩을 다운로드할 수 있는 플랫폼 탐색을 시작하십시오.