Excel 스프레드시트의 7가지 문제와 해결 방법

목록을 작성해야 하는 경우 Excel을 기본 리포지토리로 사용하고 싶은 마음이 들 수 있습니다. 결국 자신이나 몇몇 가까운 동료를 위한 작은 항목 목록일 뿐입니다. 데이터 수집 및 처리를 자동화하기 위해 계산 또는 매크로 프로그래밍을 위한 더 복잡한 공식이 필요할 수 있습니다.

불행히도 Excel이나 경쟁 스프레드시트 프로그램을 쉽게 시작할 수 있다는 점도 가장 큰 문제 중 하나입니다. Excel에서 작은 프로젝트로 시작한 것이 점점 커지면서 속도 및 안정성 문제 또는 해결할 수 없는 개발 문제에 직면할 수도 있습니다.

또한 빅 데이터 관리 작업에는 조직, 구현, 파일 분류, 데이터베이스 관리, 사용자 협업 등과 같은 중대한 문제가 수반되는 경우가 많습니다. 데이터베이스 구조를 파괴하는 데 필요한 것은 데이터를 잘못된 영역에 넣거나, 데이터를 일관되지 않게 입력하거나, 심지어 두 사람이 같은 시트에서 작업하게 하는 것뿐입니다. 일부 일이 잘못되어 시간 지연 및 데이터 손실이 발생할 수 있습니다.

이 문서에서는 Excel 스프레드시트를 사용할 때 사용자가 겪는 가장 일반적인 문제, 해결 방법 및 데이터베이스로 전환하는 것이 가장 좋은 경우에 대해 설명합니다.

문제 #1: Excel 다중 사용자 편집

Excel 시스템이 유기적으로 성장하면 한 사용자는 언제든지 통합 문서를 열고 다른 사용자는 이미 열려 있다고 알리는 문제에 빠르게 직면하게 됩니다. 두 번째 사용자는 읽기 전용 버전을 취소하거나 기다리거나 볼 수 있습니다. 다른 사람이 통합 문서를 종료할 때 알려준다는 Excel의 약속은 상태를 자주 확인하지 않고 결코 알려주지 않을 수 있기 때문에 도박입니다. 이러한 일이 발생하더라도 다른 사람이 먼저 로그인하여 파일을 열 수 있습니다.

단독 사용자 효과를 방지하려면 Excel Online(Excel의 축소된 웹 버전)을 사용하거나 공유 통합 문서 기능을 켤 수 있습니다. 다음은 스프레드시트를 공유하는 방법에 대한 간단한 가이드입니다.

• 원하는 스프레드시트를 열고 상단의 “파일”을 클릭합니다.

• 그런 다음 왼쪽 메뉴에서 “공유”를 클릭하여 새 창을 엽니다.

• 이제 스프레드시트를 공유할 사용자의 정보를 입력합니다.

메모. 여러 책에 걸쳐 데이터를 분할하여 서로 다른 사람들이 서로의 발가락을 밟지 않고 다른 책에서 작업하도록 할 수도 있습니다.

문제 2: 공유 Excel 통합 문서

Excel Online은 기본적으로 여러 편집기를 지원하지만 대부분의 기능이 부족합니다. 서비스는 가장 간단한 작업 이외의 다른 것을 가장하지 않습니다. 공유 통합 문서 기능이 제대로 작동하는 것처럼 보이지만 제한 사항이 많습니다. 예를 들어 통합 문서를 공유하는 경우 표를 만들거나 셀 블록을 삭제할 수 없습니다.

Excel 시스템이 유기적으로 성장하면 주어진 시간에 한 명의 사용자만 통합 문서를 열 수 있다는 문제가 발생합니다.

Excel의 일부 온라인 제한 사항에 대한 해결 방법이 있습니다. 다른 사람들에게는 이미 설정된 통합 문서를 사용하는 것이 아니라 통합 문서의 구조를 변경하는 문제이지만 이 시나리오는 종종 방해가 됩니다. 따라서 일반 단일 사용자 통합 문서와 같은 방식으로 공유 통합 문서를 사용할 수 없습니다.

공유 통합 문서에 대한 변경 사항은 통합 문서가 저장될 때마다 사용자 간에 동기화됩니다. 이 작업은 5분마다 강제 저장과 같이 시간별로 예약됩니다. 그러나 각 사용자의 변경 사항을 정기적으로 저장하고 추적하는 오버헤드가 상당히 커집니다. 책은 빠르게 크기가 커지고 네트워크에 부담을 주어 다른 시스템의 속도를 늦출 수 있습니다.

문제 #3: 연결된 Excel 통합 문서

여러 통합 문서에 걸쳐 데이터를 분할하면 다중 사용자 편집 문제를 해결할 수 있습니다. 그러나 각 통합 문서는 하나에 입력된 값이 다른 통합 문서에서 사용되도록 하기 위해 둘 사이의 링크가 필요할 수 있습니다. 통합 문서 간의 링크는 동일한 통합 문서에 별도의 시트가 있는 대신 별도의 파일에 별도의 데이터를 저장하는 데에도 유용합니다.

짜증나게도 이러한 연결은 좌절과 불안정의 또 다른 원인입니다. 원본 통합 문서의 전체 경로를 포함하여 절대 경로가 되거나 원본 경로와 대상 경로 간의 차이를 포함하여 상대 경로가 됩니다. 이것이 합리적으로 들리지만 Excel은 신비한 규칙을 사용하여 언제 어떤 유형의 링크를 사용하고 변경할지 결정합니다.

규칙은 여러 매개변수와 링크가 삽입되기 전에 책이 저장되었는지 여부에 따라 결정됩니다. 파일 탐색기를 사용하여 파일을 복사하는 대신 통합 문서를 저장하거나 다른 이름으로 저장 명령을 열고 사용하여 복제본을 만들 때도 링크가 변경됩니다. 이 모든 혼란과 불확실성의 결과는 책 사이의 연결이 쉽게 끊어지고 그러한 연결을 복구하는 데 오랜 시간이 걸린다는 것입니다. 아무도 영향을 받는 파일에 액세스할 수 없습니다.

특별히 데이터 > 쿼리 및 연결 > 링크 편집 > 값 업데이트를 클릭하지 않는 한 연결된 데이터는 파일을 열 때만 업데이트됩니다. 여기 간단한 데모가 있습니다.

• 원하는 스프레드시트를 열고 상단의 “데이터”를 클릭합니다.

• 이제 “요청 및 연결”을 찾아 “링크 편집”을 클릭하십시오.

• 그런 다음 값 업데이트를 선택합니다.

링크가 두 통합 문서 사이가 아니라 세 개 이상에 걸쳐 있는 경우 모든 통합 문서를 순서대로 열어 데이터 업데이트 프로세스가 첫 번째에서 두 번째, 세 번째로 올바른 순서로 발생하도록 해야 합니다. 첫 번째 통합 문서에서 값을 변경하고 세 번째 통합 문서를 열면 두 번째 통합 문서가 값을 업데이트하지 않았기 때문에 변경 사항이 표시되지 않습니다.

이 데이터 체인은 논리적이지만 정보가 정확하지 않거나 다른 사람이 이미 편집하고 있는 책을 열려고 할 가능성을 높입니다.

물론 관련 통합 문서를 모두 피하려고 할 수 있지만 둘 이상의 통합 문서에 동일한 데이터를 입력하게 될 가능성이 있으며 매번 조금씩 다르게 입력해야 하는 위험이 따릅니다.

문제 #4: Excel 데이터 유효성 검사

오류는 모든 컴퓨터 시스템의 데이터에 침투할 수 있습니다. 사람들은 단어를 잘못 입력하거나 단조로운 규칙으로 숫자의 숫자를 재배열합니다. 데이터를 입력할 때 데이터가 검증되지 않으면 문제가 발생합니다.

기본적으로 Excel은 사용자가 입력하는 모든 내용을 수락합니다. 조회 목록의 유효성 검사를 설정할 수 있지만 주로 동일한 필드가 둘 이상의 장소에서 사용되는 경우 유지 관리가 어렵습니다. 사용자가 확인 없이 문서 식별 번호 또는 고객 참조 번호를 입력해야 하는 경우 자신도 모르게 잘못된 항목을 함께 연결하기 쉽습니다. 시스템 데이터의 무결성이 치명적으로 손상되고 데이터 분석이 의심됩니다.

근본 원인을 깨닫지 못한 채 데이터 유효성 검사 문제의 결과로 이미 고통 받고 있을 수 있습니다. Excel에 계정 목록이 있는 상황을 생각해 보십시오. 사용자는 각 인보이스에 약간 다르게 고객의 이름을 입력합니다. 결과적으로 “Jones Ltd”, “Jones Limited”, “Jonse Ltd” 및 “joness”에 대한 인보이스를 받습니다.

모두 같은 회사에서 나온 것임을 알 수 있지만 Excel은 그렇지 않습니다. 월별 고객을 기반으로 한 피벗 테이블과 같은 계정 데이터 분석은 하나만 있어야 하는 여러 결과를 생성합니다.

문제 5: Excel에서 탐색

큰 책은 탐색하기가 어렵습니다. 창 아래쪽에 있는 시트 탭은 탭이 많을 때 길을 찾는 데 끔찍한 메커니즘입니다. 화면에 너무 많은 탭이 표시되면 필요한 것을 찾기가 어려워집니다. 다음은 시트를 탐색하는 빠른 방법입니다.

• 화면 왼쪽 하단에서 시트 이름 왼쪽에 있는 “화살표 버튼”을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 시트 활성화 대화 상자를 엽니다.

• 목록을 스크롤해야 하기 전에 목록에는 처음 20개의 시트만 나열됩니다. 원하는 시트를 정렬, 그룹화 또는 검색할 수 있는 방법이 없습니다. 창은 아래와 같아야 합니다.

문제 #6: Excel 보안

Excel 통합 문서의 보안을 향상시킬 수 있지만 그렇게 하면 문제가 많습니다. 보호는 데이터보다 통합 문서의 구조를 보호하는 것을 목표로 합니다. 사용자가 구조와 수식을 변경하지 못하도록 일부 시트와 셀을 잠글 수 있지만 데이터를 볼 수 있다면 일반적으로 일부 또는 전체를 변경할 수 있습니다(매크로 프로그래밍으로 창의적이지 않는 한).

문제 #7: Excel 속도 문제

Excel은 가장 빠른 응용 프로그램이 아니며 해당 VBA 프로그래밍 언어는 C#과 같은 보다 전문적인 프로그래밍 언어에 비해 느립니다. 이 시나리오는 Excel의 의도된 용도와 유연한 특성 때문입니다. 결국 스프레드시트 엔진입니다. 예, Excel VBA는 데이터 목록을 관리하는 서비스로 전환될 수 있지만 이것이 작업에 가장 적합한 선택임을 의미하지는 않습니다. 다른 응용 프로그램은 주로 이러한 작업을 해결하도록 특별히 설계되었기 때문에 이러한 작업에 더 적합합니다.

구조화된 데이터에 데이터베이스 사용

이 문서에 설명된 문제가 발생하면 무시하지 마십시오. 데이터베이스라고 하는 구조화된 데이터를 저장하는 문제에 대한 전문적인 답변이 있습니다. 위협적이거나 비용이 많이 들 필요는 없으며 데이터에 대해 논리적으로 생각할 수 있어야 합니다.

메모. 스프레드시트 솔루션에서 데이터베이스로 이동하는 경우 스프레드시트 구조를 함부로 복제하지 마십시오. 더 나은 기회를 잡으세요.

맞춤형 솔루션을 생성할 수 있는 범용 데이터베이스 애플리케이션을 사용할 수 있습니다. 또는 목적을 위해 이미 개발된 사용자 지정 데이터베이스 응용 프로그램이 더 저렴하고 구현 속도가 빠르며 더 적합하다는 것을 알 수 있습니다.

예를 들어 고객 목록과 고객과의 모든 상호 작용에 대한 세부 정보가 있는 경우 이는 고객 관계 관리(CRM) 시스템으로 간주됩니다. 아름다운 이름에도 불구하고 CRM 시스템은 전문화된 데이터베이스입니다. 마찬가지로 QuickBooks 및 Sage와 같은 계정 패키지는 특수 데이터베이스입니다. 특정 요구 사항을 충족하는 기성 앱을 찾을 수 없는 경우 직접 만들거나 IT 부서 또는 컨설턴트에게 요청할 수 있습니다.

가장 일반적인 유형의 데이터베이스는 데이터를 테이블에 저장하고 행과 열로 구성된 관계형 데이터베이스입니다. 각 행에는 단일 요소에 대한 데이터가 포함됩니다. 예를 들어, 각 열은 고객 이름 또는 신용 한도와 같은 다른 주제 속성을 설명합니다.

항목을 생성하기 위해 고객 세부 정보를 한 번만 입력하면 원하는 수의 송장에 사용할 수 있습니다.

예를 들어 송장에 고객 ID가 포함되도록 테이블 간에 관계가 정의됩니다. 이 프로세스를 통해 특정 고객의 모든 계정을 쉽게 찾거나 특정 계정에서 고객의 전화 번호를 얻을 수 있습니다. 고객 정보를 한 번만 입력하면 고객 기록이 생성되며, 다시 입력할 필요 없이 원하는 만큼 청구서에 사용할 수 있습니다. 데이터베이스를 생성하려면 이러한 테이블과 관계를 정의한 다음 데이터를 표시하고 편집하는 데 사용할 화면 레이아웃을 정의해야 합니다.

수십 개의 데이터베이스 애플리케이션이 있습니다. 그들 중 일부는 사용하기 쉽고 모든 작업을 수행하므로 테이블, 데이터 입력 화면 및 보고서를 사용자 정의할 수 있습니다. 다른 것들은 특정 영역에서 더 완벽하게 기능하지만 전체 작업을 수행하려면 다른 도구가 필요합니다.

예를 들어, 프로그램은 강력한 분석 및 보고 기능을 가질 뿐만 아니라 테이블과 관계를 정의하는 데 있어 강력할 수 있습니다. 그러나 응용 프로그램에는 궁극적으로 데이터 입력 화면을 정의하는 도구가 없습니다. 여기에서 명백한 예는 Microsoft SQL Server입니다. 다른 대규모 데이터베이스 시스템과 마찬가지로 SQL Server는 백엔드를 처리하고 Visual Studio와 같은 다른 도구를 사용하여 프런트 엔드를 개발할 것을 기대합니다.

귀하에게 적합한 데이터베이스 옵션은 무엇입니까?

데이터베이스 옵션 #1: Microsoft Access

Access는 데스크톱 데이터베이스의 조상 중 하나입니다. 사용하기 쉽지만 남용하기 쉽습니다. 처음부터 표, 화면 및 보고서를 만들거나 템플릿에서 시작할 수 있습니다.

일부 템플릿은 분명히 미국식이며 항상 좋은 연습을 가르치는 것은 아니지만 빠르게 시작할 수 있습니다. 화면과 프로그래밍 기능은 상당히 복잡할 수 있습니다. 파일 공유에 의존하지 않고 인터넷이 아닌 인트라넷을 통해 완성된 응용 프로그램을 다른 사용자에게 배포할 수 있습니다.

데이터베이스 옵션 #2: Microsoft SharePoint

SharePoint는 데이터베이스이자 문서 저장 메커니즘입니다. 이를 사용하여 간단한 목록을 만들고 함께 연결할 수 있습니다. 양식 작성기는 약간 복잡하지만 사용자 정의는 여전히 가능합니다. Excel에 축적된 데이터 목록을 “잡아” 사용자 지정 목록에 넣는 SharePoint의 기능은 매우 유용합니다.

이 프로그램은 네트워크의 모든 사람이 사용할 수 있는 사용자 지정 목록을 만들고 데이터로 작업을 수행할 수 있는 사람을 제한하는 보안 조치를 추가할 수 있습니다. 누군가가 레코드를 추가, 편집 또는 삭제할 때마다 전자 메일로 알리도록 SharePoint에 요청할 수 있습니다. 사람, 일정 항목 또는 작업에 대한 데이터를 저장하는 경우 해당 데이터를 Outlook과 동기화할 수 있습니다.

데이터베이스 옵션 #3: Zoho Creator

Zoho Office는 끌어서 놓기를 사용하여 양식을 쉽고 직관적으로 배포하는 웹 기반 데이터베이스 응용 프로그램입니다. 드래그 앤 드롭 프로세스는 프로그래밍 상호 작용 및 워크플로에도 사용됩니다. 어디에서나 데이터와 앱에 액세스할 수 있으며 간단한 보안으로 데이터를 비공개로 유지합니다. Zoho는 사용자당 월별 요금을 부과하지만 정해진 가격으로 저장할 수 있는 레코드 수를 제한합니다. 더 많은 데이터 또는 이메일 통합과 같은 기타 기능을 저장할 때 프로그램 비용이 추가됩니다.

엑셀의 우수성

보시다시피 Excel은 많은 기능을 제공하지만 각 기능에는 일부 영역이 누락되어 있습니다. 때때로 다른 응용 프로그램이 작업을 더 잘 수행하는 경우가 있습니다. 특히 작업을 위해 특별히 설계된 경우 더욱 그렇습니다. 다른 경우에는 Excel이 처음부터 문제가 발생하지 않도록 방지하는 방법을 알고 있다면 소규모 데이터베이스와 같이 잘 작동합니다.