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반드시 알아야 할 12가지 Microsoft Forms 팁과 요령

2022/12/24
반드시 알아야 할 12가지 Microsoft Forms 팁과 요령

Microsoft Forms는 매끄러운 사용자 인터페이스와 세련된 경험을 제공합니다. 처음 시도하면 버릴 확률이 낮습니다. 사용자 인터페이스는 포괄적이지만 Microsoft Forms를 보다 생산적으로 사용하려면 몇 가지 전문가 팁이 여전히 필요합니다.

다음은 설문 조사 및 비즈니스 요구 사항에 Microsoft Forms를 활용하는 훌륭한 방법입니다.

1. 양식 공유

양식 공유는 설문조사의 궁극적인 목표입니다. 이것은 쉬워요:

  1. 양식 오른쪽 상단에서 응답 수집 을 클릭 합니다.
  2. 누구나 응답할 수 있음 , 내 조직의 사용자만 응답할 수 있음 또는 내 조직의 특정 사용자가 응답할 수 있음 을 선택하여 수신자 그룹 기본 설정을 선택 합니다.
    수신자 기본 설정이 포함된 Microsoft Forms 사이드바
  3. 더 짧은 형식의 URL에 대한 단축 URL 확인란을 클릭합니다 (선택 사항). 그런 다음 복사를 클릭하여 대상 참가자와 설문조사 공유를 시작합니다.
    사이드바가 있는 Microsoft Forms 인터페이스

맞춤 초대를 사용하여 특정 사람들과 공유

양식을 공유하는 동안 사용자 지정 초대 메시지로 백업하여 보다 전문적으로 만들 수 있습니다.

Microsoft Forms 사이드바 메시지 상자
  1. 양식 오른쪽 상단에 있는 응답 수집 탭을 클릭합니다 .
  2. 수신자 기본 설정을 선택합니다.
  3. 연락처 필드에 수신자의 이메일 주소, 이름 또는 그룹을 입력합니다. 받는 사람을 여러 명 입력할 수 있습니다.
  4. 사용자 정의 메시지로 텍스트 필드를 채우십시오.
  5. 마지막으로 보내기 를 클릭 합니다. 참가자는 이제 양식 페이지로 안내하는 사용자 정의 메시지를 받게 됩니다.

2. 실시간 엑셀 응답 보기

Microsoft Forms 응답을 수집할 때 일반적으로 데이터의 Excel 복사본을 다운로드해야 합니다. 다운로드한 데이터는 새로운 제출로 업데이트되지 않습니다. 따라서 로컬 드라이브의 기존 데이터를 업데이트하려면 일정 간격으로 다운로드를 반복해야 할 수 있습니다.

이러한 여러 간격 다운로드를 방지하려면 응답자가 응답을 Excel로 내보내기 전에 설문 조사를 완료할 때까지 기다릴 수 있습니다.

그러나 때때로 사람들이 실시간으로 어떻게 반응하는지 보고 싶을 때가 있습니다. 특히 설문조사가 광범위할 경우 더욱 그렇습니다. 그것은 간단합니다; Microsoft 365 Business 계정을 사용하면 실시간으로 Excel에서 Microsoft Forms 응답을 볼 수 있습니다. 내장된 Excel용 양식을 사용하거나 Power Automate를 통해 직접 이를 달성할 수 있습니다.

3. 중복 양식 응답 방지

Microsoft Forms를 사용하면 기본적으로 누군가가 여러 번 응답할 수 있습니다. 한 사람당 하나의 응답만 허용하도록 양식을 설정할 수 있습니다.

사람들이 여러 번 제출하는 것을 허용하지 않으면 설문 조사에 응답하려면 Microsoft 계정에 로그인해야 합니다. 따라서 양식은 동일한 계정이 설문조사에 두 번 액세스하는 것을 방지합니다.

4. 웹사이트에 Microsoft Forms iFrame 포함

사람들이 귀하의 웹사이트에 로그인하여 설문 조사를 작성하도록 하려면 대신 귀하의 웹사이트에 양식을 프레임으로 삽입할 수 있습니다. 준비한 양식의 iFrame 사본을 복사하여 웹사이트의 HTML에 붙여넣기만 하면 됩니다. 이렇게 하려면:

iFrame HTML 코드 아이콘을 표시하는 MS Forms 사이드바
  1. 양식으로 이동하여 오른쪽 상단에서 응답 수집 을 클릭합니다.
  2. 열린 사이드바의 오른쪽 하단에 있는 코드 아이콘을 클릭합니다.
  3. 복사 를 클릭하여 포함 코드를 복사 합니다.
  4. 복사한 코드를 웹사이트의 HTML 파일에 붙여넣습니다.

5. QR 코드를 사용하여 양식 공유

양식의 QR 코드를 다운로드하여 응답자에게 보낼 수도 있습니다. 이는 설문조사 URL을 포커스 그룹과 공유하는 또 다른 방법입니다. Microsoft 양식 QR 코드를 다운로드하려면:

QR 코드가 있는 MS 양식 사이드바
  1. 오른쪽 상단의 응답 수집 탭 으로 이동합니다 .
  2. 사이드바 하단(코드 아이콘 왼쪽)에 있는 QR 코드 아이콘을 클릭합니다.
  3. 다운로드 를 클릭 하여 QR 코드 이미지를 로컬 드라이브에 저장합니다.
  4. 이제 다운로드한 QR 이미지를 대상 그룹과 공유할 수 있습니다.

6. 양식 작성 기간 설정

퀴즈를 실행하지 않을 수도 있지만 응답자가 특정 기간 내에 양식을 작성하기를 원할 수 있습니다. 예를 들어 구직자가 특정 날짜 이전에 지원 양식에 응답하기를 원합니다. 그들의 응답을 기한에 묶을 수 있습니다.

양식 설정을 조정하여 이 작업을 수행할 수 있습니다.

  1. 오른쪽 상단에 있는 세 개의 수평 메뉴 점을 클릭합니다.
  2. 설정 으로 이동 합니다 .
    Microsoft 양식 메뉴 옵션
  3. 시작일 을 클릭 합니다 . 그런 다음 데이터 종료 를 클릭 하여 설문조사 기간을 마무리합니다.
  4. 기간 설정 을 클릭하여 양식의 시간을 측정할 수도 있습니다 . 누군가 양식 작성을 시작하면 타이머가 시작됩니다.
    Microsoft Forms 시간 설정 메뉴

설문조사 시간을 설정한 경우 응답자는 시작하기 전에 시간 제한 설문조사임을 알리는 메시지를 받게 됩니다.

사용자 종료 시간 형식 데모

7. Microsoft Forms에서 퀴즈 만들기 및 사용자 지정

Google Forms와 마찬가지로 Microsoft Forms에서도 퀴즈를 만들 수 있습니다. 고맙게도 퀴즈는 일반 양식만큼 쉽게 만들 수 있습니다. Microsoft Forms에서 퀴즈를 만들려면:

  1. Microsoft Forms 대시보드에서 새 퀴즈 를 클릭 합니다.
    마이크로소프트 양식 메뉴
  2. 퀴즈 이름으로 제목 필드를 채우십시오. 그런 다음 이 필드 아래에 선택적 설명이 있는 경우 입력합니다.
  3. 새로 추가 를 클릭 합니다.
    Microsoft Forms 퀴즈 인터페이스
  4. 표시된 표시줄에 사용 가능한 퀴즈 옵션이 표시됩니다. 예를 들어 여러 옵션 질문에 대해 선택 을 선택할 수 있습니다 .
    Microsoft 양식 퀴즈 옵션
  5. 새 질문을 추가 하려면 새로 추가를 클릭 합니다.

퀴즈 결과 가시성 설정

참가자가 제출 후 테스트 결과를 보지 못하도록 할 수도 있습니다.

  1. 오른쪽 상단에 있는 세 개의 가로 메뉴 모음을 클릭합니다.
  2. 설정 으로 이동 합니다 .
    MS Forms 퀴즈 설정 메뉴
  3. 자동으로 결과 표시를 끕니다 .
    결과 표시 설정이 있는 Microsoft Forms 퀴즈 사이드바

8. 양식 테마 업로드 및 사용자 지정

UI 외에도 Microsoft Forms를 사용하면 응답자가 설문 조사를 열 때 표시되는 UI를 결정할 수 있습니다. 이것은 당신의 전문성을 보여주는 훌륭한 방법입니다. Microsoft Forms는 기본 제공 테마를 제공하지만 사용자 지정 테마를 디자인하고 업로드할 수도 있습니다.

  1. 양식에서 오른쪽 상단의 테마 를 클릭합니다.
  2. 나열된 테마 중에서 선택합니다.
  3. 대신 사용자 지정 테마를 업로드하려면 테마 표시줄 오른쪽 하단에 있는 십자 기호( + )를 클릭하십시오.
    Microsoft Forms 테마 선택 메뉴-1
  4. 다음 메뉴에서 이미지 아이콘을 클릭합니다.
    Microsoft Forms 사용자 지정 테마 메뉴
  5. 그런 다음 Bing 또는 OneDrive에서 테마를 업로드합니다. 또는 업로드 를 클릭 하여 로컬 드라이브에서 테마를 선택할 수 있습니다.
    Microsoft Forms 테마 사용자 지정 옵션

9. 다른 사람이 귀하의 양식 템플릿을 사용하도록 허용

포괄적이고 관련성 있는 설문 조사 질문으로 멋진 테마를 만들었다면 다른 사람들이 사용하도록 허용할 수 있습니다. 다른 사람이 템플릿을 사용하도록 허용하면 대신 템플릿을 공유하게 됩니다. 따라서 응답자는 이를 설문조사의 템플릿으로 사용할 수 있습니다.

양식으로 이동하여 다음 단계를 따르세요.

  1. 오른쪽 상단에 있는 세 개의 수평 메뉴 점을 클릭합니다.
  2. 공동 작업 또는 복제 를 클릭 합니다.
    Microsoft Forms 메뉴 옵션 공동 작업
  3. 템플릿으로 공유 섹션에서 복제에 대한 링크 가져오기를 클릭합니다 .
    Microsoft Forms 역할 메뉴
  4. 생성된 링크를 복사하여 참가자와 공유하십시오. 여전히 양식을 작성하고 제출할 수 있지만 Microsoft 365 계정이 있는 경우 양식을 복제하여 설문 조사의 템플릿으로 사용할 수도 있습니다.
    중복 양식 데모

10. 작별 인사 맞춤 설정

시간을 내어 설문조사에 응답해 주신 참가자들에게도 감사를 표할 수 있습니다. 양식을 제출하면 이 메시지가 나타납니다.

그러한 메시지는 참가자들과 관계를 구축하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 이 기회를 사용하여 특정 시간에 응답자의 입력에 응답할 것임을 응답자에게 상기시킬 수 있습니다. 작별 메시지를 사용자 정의하려면:

  1. 양식의 오른쪽 상단에 있는 세 개의 가로 메뉴 점을 클릭합니다.
  2. 설정 으로 이동 합니다 .
    Microsoft Forms 설정 메뉴
  3. 감사 메시지 사용자 지정 확인란 을 클릭합니다 .
  4. 그런 다음 필드에 메시지를 입력합니다.
    사용자 지정 메시지 상자가 있는 Microsoft 양식 사이드바

사람들은 이제 양식을 제출한 후 메시지를 받게 됩니다.

Microsoft Forms 메시지 데모

11. 각 응답에 대한 이메일 알림 받기

누군가 귀하의 설문조사에 응답할 때마다 이메일 알림을 받을 수 있습니다. 이것은 광범위한 설문조사에서 바람직하지 않을 수 있지만 응답을 추적하는 데 도움이 됩니다. 특히 참여자가 적은 경우에 그렇습니다. 이렇게 하려면:

Microsoft Forms 사이드바 이메일 알림 옵션
  1. 상단에 있는 세 개의 가로 메뉴 모음을 클릭합니다. 그런 다음 설정 으로 이동합니다 .
  2. 각 응답에 대한 이메일 알림 받기 확인란 을 클릭합니다 .

12. 이전 양식 사본 만들기

이전 양식을 편집하고 다른 설문 조사에 사용하면 작업 속도가 빨라지지만 결국 내용을 덮어쓰게 됩니다. 작성하려는 양식을 복제하고 대신 두 번째 양식을 편집하십시오.

Microsoft Forms 양식 대시보드
  1. Microsoft Forms 대시보드로 이동합니다.
  2. 작성하려는 이전 양식을 찾으면 해당 배너의 오른쪽 하단에 있는 세 개의 가로 점을 클릭합니다.
  3. 복사 를 선택 하여 복제합니다. 이제 추가 항목을 편집할 수 있습니다.

귀하의 설문조사를 전문적으로 공유하십시오

Microsoft 및 Google Forms와 같은 온라인 설문조사 도구를 사용하면 생활이 편리해집니다. 그러나 지역화되고 광범위한 설문조사에 단순성을 활용할 수 있지만 전문적인 사용 사례에 대한 방법을 알면 더욱 단순화됩니다.

이 문서에서 Microsoft Forms 사용에 대한 팁과 요령에 대해 배웠지만 Google Forms의 전문적인 사용법을 보고 싶을 수도 있습니다.

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